Assistant Administratif Polyvalent H/F - France Travail

Dans le cadre du remplacement de notre secrétaire comptable, notre Amicale recherche une personne polyvalente, motivée et organisée pour assurer la gestion administrative, comptable et le suivi des activités de l'association. Le poste est à pourvoir immédiatement et un tuilage sera possible si le recrutement se fait rapidement.
En lien direct avec les membres du Conseil d'administration, notamment le président et le trésorier, ainsi qu'avec le cabinet comptable, le ou la secrétaire comptable contribue au bon fonctionnement quotidien de l'Amicale et assure l'interface avec les adhérents (actifs et retraités), les fournisseurs et les prestataires.
Le ou la secrétaire comptable veillera au respect des règles établies dans le règlement intérieur et le règlement des activités de l'Amicale.
Les Missions et responsabilités :
A. Gestion administrative et secrétariat
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des adhérents ;
- Gérer les courriers et les courriels ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers de l'association ;
- Répondre aux demandes et sollicitations des adhérents.

B. Gestion des adhérents et des inscriptions
- Assurer la gestion quotidienne du logiciel spécifique de l'Amicale ;
- Enregistrer et suivre les inscriptions aux différentes activités ;
- Assurer le suivi des paiements et vérifier les règlements ;
- Gérer les commandes liées à l'ensemble des inscriptions ;
- Assurer les relations avec les fournisseurs et prestataires ;
- Informer les adhérents sur le suivi de leurs inscriptions ;
- Gérer les éventuelles annulations et modifications d'inscriptions ;
- Assurer le suivi des dossiers et des listes de participants.

C. Gestion comptable et financière
- Effectuer la saisie et le suivi des opérations comptables courantes ;
- Enregistrer et contrôler les factures fournisseurs ;
- Préparer et réaliser les virements bancaires ;
- Effectuer les remboursements aux adhérents selon les règles définies par l'association ;
- Assurer le suivi des encaissements et des règlements ;
- Effectuer les rapprochements bancaires ;
- Contrôler les justificatifs de dépenses ;
- Suivre les recettes et dépenses des différentes activités ;
- Préparer et transmettre les pièces comptables au cabinet comptable ;
- Assurer les échanges avec le cabinet comptable pour le suivi des dossiers et la préparation du bilan annuel ;
- Travailler en collaboration avec le trésorier pour le suivi financier de l'association.

CDD de 6 mois reconductible

Experience: 2 An(s) - Ou diplôme en secrétariat

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des données,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Gestion des commandes
• Traitement du courrier
• Recettes
• Encaissement
• Empathie
• Confidentialité
• Planification
• Gestion administrative