Assistant·e de la Secrétaire Générale du Responsable du Service Immobilier et Logistique et de la Conse H/F - Service Public

Toulouse INP (Institut National Polytechnique) est un acteur majeur de la formation en ingénierie et de la recherche.

Le site de Toulouse INP - ENSEEIHT (27 000m²) est une des écoles fondatrices de Toulouse INP, spécialisée dans l'énergie, le numérique, l'environnement et les transports du futur. Elle comporte 1 600 étudiants, 130 enseignants/enseignants chercheurs et 100 Biatss ( personnels).

La Secrétaire Générale seconde le Directeur de l'école (dont le rôle est centré sur la politique générale de l'école et l'enseignement) sur l'organisation des services, et anime le Comité Vie de Site qui regroupe les divers usagers. Elle accompagne les actions de la vie étudiante et l'organisation des manifestations, assure l'interface avec Toulouse INP

Le service Prévention et sécurité met en oeuvre des actions de prévention des risques permettant d'assurer la protection des personnes, des biens et de l'environnement, en interface avec l'ensemble des usagers du campus (enseignants, chercheurs, personnels administratifs, doctorants, étudiants, etc.) et quelques prestataires externes ponctuellement.

Le service Technique Immobilier et Logistique est composé de 8 personnes. Il a en charge : la maintenance générale du bâtiment, la gestion des interventions et travaux immobiliers, la gestion des prestations logistiques (courrier, véhicules, badges, clés...), l'accueil et le renseignement des usagers du site.

L'agent recruté assurera des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique pour 3 collaborateurs directs : La Secrétaire Générale, Le Responsable du STI (Service Technique Immobilier) et la Conseillère Prévention. Il réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures.
Ses missions s'inscriront en complémentarité avec celles de l'assistante du Directeur de l'Ecole, afin de former un binôme qui permettra, notamment en cas d'absence d'assurer la continuité du service.

Missions principales :

- Gestion des agendas : fixer des rdv, réunions, répondre à des sondages de disponibilités,

- Gestion des manifestations (logiciel Addulact),

- Commandes des services Prévention, STI, SG et des fournitures de bureau de l'école,

- Centralisation des achats du mobilier pour les différents services de l'école,

- Rédaction et suivi des conventions de locations de salles,

- Mise en concurrence marché traiteurs (pour tous les services),

- Rédaction de compte-rendu de réunions,

- Suivi des contrats maintenance (en lien avec le STIL).

Activités secondaires :

- Rédaction de notes, rapports.

- Suivi des demandes pour les accès Indigo aux parkings St Aubin et St Georges.

- Gestion du courrier: suivi, archivage

- Archiver des dossiers et documents de référence.

- Suivi des contrats photocopieurs.

Contraintes :

- Organiser l'activité en fonction des urgences et priorités opérationnelles.

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).

- Maîtrise de plateformes de visio-conférence.

- Respect du RGDP, protection des données, bonnes pratiques en cybersécurité

- Maîtrise de la Langue française et bon niveau de rédaction.

- Notions en Langue anglaise appréciées.

- Techniques d'élaboration de documents.

Savoirs sur l'environnement professionnel :

- Connaissances sur l'enseignement supérieur et le fonctionnement d'une université appréciées.

Savoir-faire opérationnels :

- Savoir prioriser

- Appliquer et faire appliquer de procédures.

- Identifier et restituer l'information sous forme orale et écrite.

- Savoir rendre compte et faire part des difficultés.

- Analyser des situations et sens de l'initiative.

- Suivre des indicateurs, analyser des données, produire des tableaux de bord.

Compétences comportementales :

- Sens de la communication et bon relationnel.

- Posture pro-active attendue.

- Aptitude à travailler en équipe et savoir être à l'écoute.

- Rigueur et fiabilité.

- Dynamisme, réactivité et autonomie.

- Discrétion professionnelle.

Diplômes :

Baccalauréat ou équivalent minimum

Diplôme en secrétariat / gestion apprécié

Expériences :

Expérience en secrétariat / assistance de cadre dirigeant ou d'élus de 2 ans minimum.

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier