Assistant Administratif Vie de Campus H/F - ISAE Supaero

Poste non permanent, ouvert uniquement aux contractuels (CDD 6 mois, possible reconduction).

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État, notamment son article L.332-6 du CGFP et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'État."

Poste de catégorie B - Diplôme Bac minimum (Bac +2 souhaité)

Mission de l'institut

L'institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.
Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.
Dans le domaine de sa compétence, l'institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d'une politique d'information scientifique et technique. Dans ce cadre, il dispense des formations doctorales.
Au sein de cet Institut, le secrétariat général assure l'ensemble des fonctions de soutien administratif et technique nécessaire au bon fonctionnement des services.

EnvironnementLe service Campus et Vie Étudiante (CVE), rattaché au secrétariat général, participe à l'élaboration de la stratégie d'attractivité du campus et à l'amélioration de la qualité de l'expérience en matière de vie étudiante à l'ISAE-SUPAERO.
Ses activités ont notamment pour objectif la mise en valeur du campus, élément majeur d'attractivité de l'ISAE-SUPAERO et le développement de services d'accompagnement aux étudiants dans leur vie extra-scolaire.
L'équipe est en charge du pilotage et de la coordination de l'activité événementielle sur le campus et assure un rôle d'interlocuteur vie étudiante et de campus pour les associations et étudiants.
Le service assure également, dans le cadre de ses missions de services rendus aux étudiants : le suivi du contrat de partenariat (PPP) résidences, de la Concession de Service Public (CSP) de restauration, ainsi que l'accueil, l'optimisation et la mise à disposition des installations sportives.
Le service est constitué de 3 pôles : événementiel, vie étudiante et vie de campus.
Enjeux du posteAu sein du service Campus et Vie Étudiante, le titulaire du poste rejoindra le pôle Vie de Campus et collaborera étroitement avec l'adjointe de la cheffe de pôle.
Sa mission principale sera d'assister l'adjointe en assurant un suivi administratif précis et rigoureux de l'exécution et du bon fonctionnement des contrats relatifs aux services de restauration et d'hébergement sur le campus de l'ISAE-SUPAERO (restaurant universitaire, distribution automatique, résidences étudiantes).
Le titulaire pourra également être mobilisé ponctuellement pour des missions de soutien, de remplacement ou de délestage au sein du service Campus et Vie Étudiante, sur des tâches administratives ou autres, en fonction des besoins identifiés.
ActivitésEn lien avec l'adjointe de la cheffe du pôle Vie de Campus, les services supports compétents de l'ISAE-SUPAERO, il assurera
en particulier :Services de restauration

Restaurant universitaire et Cafétéria (Concession de Service Public)
- Interfaçage de premier niveau avec le prestataire pour la collecte ou l'échange d'informations
- Contrôle du respect des engagements contractuels sur le plan technique, sanitaire et qualité des prestations
- Suivi et point de contact interne pour l'activité « traiteur » (renseignement des usagers, outil PAM restauration, lien avec le prestataire, facturation, ...) + subventions restauration (lien avec les services internes ad hoc)
- Suivi financier : assurer les engagements et les services faits des subventions de restauration, assurer le suivi financier des prestations « traiteur » mensuelles, des redevances annuelles
- Suivi technique : assurer un suivi efficace des actions de maintenance et d'entretien relevant de l'Institut : contrôler les demandes via l'outil DESK, s'assurer de leur traitement, relancer les services compétents si nécessaire et assurer, le cas échéant, la coordination entre les services techniques et le concessionnaire de restauration.
- Communication auprès des usagers concernant l'actualité des services (email, intranet, affichage, ...)
- Organiser des réunions ou commissions liées à la restauration de l'Institut, en mobilisant le concessionnaire et les services compétents (gestion de l'agenda, réservation des salles, envoi des convocations, ordres du jour, prise de notes, diffusion des comptes-rendus...).
- Gérer les anomalies, dysfonctionnements et remontées usagers, et mettre en place les actions correctives en lien avec les es entités concernées.
- Suivi de l'inventaire comptable
- Actualisation du suivi d'activité

Distribution automatique (Autorisation d'Occupation Temporaire)
- Interfaçage de premier niveau avec le prestataire pour la collecte ou l'échange d'informations
- Suivi des animations/opérations spéciales (affichage, remise de lots, ...)
- Contrôle des emprises (prix, propreté, respect cahier des charges, ...) et des opérations de nettoyage
- Suivi des anomalies, dysfonctionnements, remontées usagers et actions en lien avec les entités concernées
- Suivi du Chiffre d'Affaire semestriel et du reversement de la redevance associée
- Suivi des consommations énergétiques des distributeurs identifiés
Services d'hébergement sur site et prestations connexes (Contrat de Partenariat Public Privé)

Résidences étudiantes et Maison des Elèves
- Interfaçage de premier niveau avec le prestataire pour la collecte ou l'échange d'informations
- Contrôle du respect des engagements contractuels techniques, administratifs et qualité des prestations
- Suivi financier : assurer les engagements et services faits des dépenses relatives au contrat hébergement (hors redevances), suivi des reversements loyers et reversement des recettes annexes
- Organiser des réunions de suivi d'exploitation propres à l'activité hébergement, en mobilisant le titulaire du contrat et les services compétents (gestion de l'agenda, réservation des salles, envoi des convocations, ordres du jour, prise de notes, diffusion des comptes-rendus...).
- Participer à la préparation et au suivi de la campagne de commercialisation annuelle
- Suivi et actualisation de la communication autour du service hébergement, en mobilisant les supports ad hoc (internet, intranet...)
- Contrôle des emprises (propreté, respect cahier des charges, ...) et suivi de l'inventaire comptable
- Suivi et point de contact interne pour l'activité « nuitées » (renseignement des usagers, lien avec le prestataire, facturation, ...)
- Assurer le suivi des des demandes de modifications mineures du contrat par le biais de fiches de liaison (appui à la rédaction, transmission, archivage)
- Actualisation du suivi d'activité
Divers- Participer à la rédaction et à la mise en signature de décisions ou courrier
- Toutes tâches de délestage ou de continuité de service liées aux activités du pôle vie de campus (installations sportives, bornes de recharge électriques, ...)
- Soutien ponctuel à l'échelle du service lorsque la situation le nécessite (continuité ou surcharge temporaire)

Compétences spécialisées ou transverses

Réglementation des marchés publics

Gestion administrative et suivi contractuel

Suivi budgétaire et financier des marchés
Outils bureautiques et logiciels métiersQualités rédactionnelles

Compétences managériales

Coordination interservices

Aptitudes -Savoir-être

Rigueur et sens du détail

Organisation et gestion des priorités

Réactivité et capacité d'adaptation

Qualités relationnelles et sens du service

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Dimensions du poste

Périmètre et montant des contrats supervisés :

- PPP hébergement (2012-2042) : 38 M d'euros
- CSP restauration (2022-2032) : 15 M d'euros
- AOT distribution automatique : 27 Distributeurs Automatiques et 24 fontaines à eau

Activités principales

Suivi d'exécution contractuel
Administratif, suivi budgétaire et financier
Reporting à l'adjointe à la cheffe de pôle

Activités annexes

Toute activité en lien avec le fonctionnement du service CVE

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Modalités de candidature:

CV et une lettre de motivation obligatoire par le lien Digital Recruter (POSTULER)
Pour un complément d'informations :
Adjointe à la cheffe de pôle vie de campus, ****@****.**

Pourquoi nous rejoindre :

Date limite de réception des candidatures : 14 juin 2026

Début du contrat :1er septembre 2026

Rémunération : selon l'expérience

Adhésion mutuelle(PSC) du ministère des armées sous conditions

25 jours de CA, 18 jours de RTT et 11 jours de basse activité (fermeture imposée de l'institut) au prorata de la durée du contrat de travail

Restauration collective

Contribution aux frais de transports

Notre site est accessible en transports en communs

Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l'accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier
• Prise de note