Assistant - Assistante du Secretariat General H/F - Direction Régionale de l'Environnement, de l'Aménagement et du Logement Occitanie (DREAL Occitanie)

- Organiser la préparation de réunions et le montage de certains dossiers notamment ceux liés aux instances du dialogue social de la DREAL ainsi que les évènements du service ;
- Gérer le courrier entrant et sortant(BALU SG notamment) et le suivi des parapheurs du SG;
- Assurer le suivi des agendas et les prises de rendez-vous;
- Participer à l'élaboration et la mise en forme de documents;
- Gérer la mise en ligne des documents dans les rubriques intranet du SG;
- Assurer la circulation de l'information et de la documentation au sein du service;
- Assurer le rôle de gestionnaire de Chorus DT pour le secrétariat général;
- Conduire l'actualisation du suivi des indicateurs du plan d'actions du secrétariat général;
- Tenir et mettre à jour les notes d'organisation et les arrêtés de délégation de signature de la DREAL;
- En collaboration avec l'unité UPAD, participer à la gestion administrative de l'astreinte ;
- Correspondant COM pour le Secrétariat Général.
- Correspondant «archivage» pour le Secrétariat Général.

Liaison hiérarchique:
Supérieur hiérarchique direct: secrétaire générale adjointe

Relations internes et externes:
En interne:
- Contacts avec l'équipe du SG, l'équipe de direction et les assistants de service, les directions de la DREAL et les agents.
- Relations avec certains services du (des) ministère (s)
En externe :
- Administrations d'État, opérateurs

Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire:
- Respect de la confidentialité des informations relatives aux agents

Compétences techniques :
* Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Open Office, messagerie, logiciels spécifiques chorus DT, ...)
* Capacités rédactionnelles et maîtrise de la communication interne
* Connaissance des règles de classement et d'archivage

Compétences transversales :
* Capacité d'initiative et d'autonomie, force de proposition
* Sens de l'organisation
* Savoir rendre compte
* Rigueur et disponibilité
* Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs
* Savoir s'adapter aux situations et aux interlocuteurs
* Savoir hiérarchiser l'importance des informations et gérer les priorités

Compétences relationnelles :
* Être réactif et dynamique
* Accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie
* Assurer confidentialité, discrétion et déontologie
Les connaissances pourront être acquises dans le cadre d'un plan de formation.

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Chorus
• OpenOffice
• Pro-activité
• Gestion des rendez-vous
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Force de proposition
• Réactivité
• Sens de l’organisation