Assistant Administration des Ventes ADV H/F - T.P. Assistance

Contexte du posteL'agence de Toulouse assure la maintenance et la réparation de matériel de travaux publics toutes marques. L'équipe compte aujourd'hui quatre techniciens, un chef d'atelier et un responsable technique.TP Assistance renforce sa structure administrative. Le poste d'ADV est créé pour prendre en charge la gestion administrative et commerciale de l'atelier, aujourd'hui répartie entre plusieurs personnes, et pour fiabiliser le suivi client et la facturation.Mission principaleAssurer le traitement administratif complet des dossiers de l'agence, de la demande client jusqu'à la facturation et l'encaissement. L'ADV est l'interface administrative entre les clients, les techniciens et le service comptable du groupe.Activités principalesGestion administrative des ventes- Établir les devis à partir des éléments transmis par les techniciens et le chef d'atelier- Saisir et suivre les commandes clients dans l'ERP Mistral S@phir- Éditer les bons de livraison et les factures- Ouvrir et suivre les ordres de réparation de l'atelierRelation client et fournisseurs- Assurer l'accueil téléphonique et le suivi des demandes clients- Passer et suivre les commandes de pièces auprès des fournisseurs- Suivre les délais et relancer en cas de retard de livraisonSuivi financier de l'agence- Effectuer les relances d'impayés- Contrôler la cohérence entre commandes, livraisons et factures- Préparer les éléments à transmettre au service comptable du groupe (rapprochements, pièces justificatives)Support administratif général- Classer et archiver les dossiers clients et fournisseurs- Tenir à jour les tableaux de suivi de l'activité de l'agence- Appuyer le responsable technique et le chef d'atelier sur les tâches administratives courantesCompétences et profil recherchéExpérience et connaissances- Expérience confirmée sur un poste d'ADV, d'assistanat commercial ou de gestion administrative- Notions comptables (facturation, suivi des règlements, rapprochements)- Connaissance du secteur technique, TP, automobile ou industriel appréciéeCompétences techniques- Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques, en particulier Excel- Aisance à prendre en main un ERP métier (Mistral S@phir ou équivalent)Qualités attendues- Rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers- Autonomie et sens de l'organisation- Bon relationnel avec les clients et l'équipe atelier- Discrétion sur les données commerciales et financièresConditions du poste- CDI à temps partiel, 28h ou 32h par semaine (à définir avec le candidat)- Poste basé à l'atelier de Toulouse- Rémunération selon profil et expérience- Horaires à répartir sur la semaine, en journée

Experience: 24 MoisCompétences: Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un devis,Vérifier les conditions de réalisation d'une commandePermis: B mention 79.06 (= EB) souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Réparation de machines et équipements mécaniquesListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Analyse des performances financières historiques
• Accompagnement du client
• Autonomie
• Excel
• Relation client
• Facturation
• Permanence téléphonique
• Sens de l’organisation