Agent Administratif - Agente Administrative - Coordination Adm-Siao H/F - Centre Communal d Action Sociale

Le CCAS est un établissement public qui gère 44 structures à destination des personnes âgées, handicapées, de la petite enfance et intervient dans le secteur de la lutte contre les exclusions.Près de 1800 agents travaillent au sein du CCAS, un établissement public administratif : plus autonome qu'un service municipal, il dispose de son propre budget financé entre autres par la mairie et le département.Sa vocation est d'apporter du soutien aux personnes fragiles ou en difficulté.
Le Centre Communal d'Action Sociale de la Ville de Toulouse (CCAS), établissement public de 1 300 agents (ETP) recrute un agent administratif pour le Service Intégré d'Accueil et d'Orientation (SIAO) de la Haute Garonne.Le Service Intégré d'Accueil et d'Orientation (SIAO) de Haute-Garonne couvre l'ensemble du champ de l'hébergement, de l'urgence à l'insertion, et du logement adapté, y compris la gestion du numéro d'urgence 115. Il a pour mission principale de recenser l'ensemble des demandes d'hébergement et de logement adapté et d'orienter les personnes vers les places disponibles, de manière adaptée et équitable, dans une logique d'objectivation des besoins et de fluidité des parcours.Les missions du SIAO sont assurées par une équipe pluridisciplinaire de travailleurs sociaux (AS, ES, CESF), infirmiers (IDE) et agents administratifs. La coordination des services est assurée par un pôle de direction.Missions :Sous la responsabilité hiérarchique de la direction et en lien fonctionnel avec l'ensemble des services du SIAO, le/la secrétaire d'établissement a pour mission de :- Assurer l'accueil téléphonique du public et des partenaires du SIAO : orientation, information de premier niveau, prise de messages, redirection vers les services concernés ; - Assurer la gestion des mails de l'adresse générique du SIAO et des appels téléphoniques ; - Organiser et planifier les instances partenariales du SIAO : gestion des agendas, réservation de salles, information des partenaires ;- Rédiger et assurer la diffusion des comptes rendus des diverses instances partenariales du SIAO ; - Suivre et mettre à jour le réseau partenarial du SIAO ; - Assurer la liaison fonctionnelle entre la direction et le service d'observation sociale du SIAO ;- Utiliser les outils internes de liaison et de suivi : compléter les outils du service, tableaux de reporting ; - Contribuer, en lien avec les équipes, à l'amélioration continue des outils et procédures admi-nistratives de l'établissement. Compétences requises :Maîtrise des techniques de secrétariat et de l'accueil téléphonique ;Maitrise de méthode de comptes-rendus et documents administratifs classiques ; Connaissance générale du secteur social et médico-social, en particulier du champ de l'accueil, de l'hébergement et de l'insertion ;Réelle maîtrise des outils informatiques et bureautiques Word, Excel et une bonne capacité à s'approprier des logiciels métier (SI-SIAO) ;Qualités rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe ;Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et à respecter les délais.Qualités attendues : Sens de l'accueil, du service et de la discrétion professionnelle ;Posture professionnelle adaptée auprès du public en grande précarité et capacité à prendre du recul dans des situations complexes ou dégradées ; Rigueur, organisation et fiabilité ;Capacité d'adaptation et réactivité face aux sollicitations ;Sens du travail en équipe et de la coopération.Diplôme, qualification et expérience souhaitée :Diplôme de secrétariat, Bac à Bac +2 (type BTS, titre professionnel secrétariat/assistanat) ou expérience équivalente ; Une expérience dans le champ de l'accès au logement ou de l'accompagnement social lié au logement est particulièrement appréciée.Conditions de travail :Poste à temps plein basé à Toulouse - SIAO de Haute-GaronneStatut ; Agent contractuel de 6 mois renouvelable - Fonction publique hospitalière Catégorie CDurée du contrat : CDD jusqu'au 31/12 renouvelableDisponibilité : dès que possible

Experience: 12 MoisCompétences: Mettre à jour un dossier, une base de donnéesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.Liste des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Orthographe
• Reporting
• Travail en équipe
• Amélioration continue
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Permanence téléphonique
• Réactivité