Chargé d'Appui Opérationnel Transversal H/F - Transitions Pro Occitanie

Transitions Pro Occitanie est un organisme paritaire rgional interprofessionnel, cr et mis en place le 1er janvier 2020, de 38 collaborateurs rpartis auprs deux sites : Toulouse et Montpellier.Depuis la loi du 5 septembre 2018, Transitions Pro Occitanie s?impose dans le territoire rgional comme un acteur incontournable en matire de reconversion professionnelle.
Poste à pourvoir à compter du 1er septembre 2026Dans le cadre de ses missions, il/elle intervient fonctionnellement auprès de l'ensemble des pôles de Transitions Pro Occitanie, selon les priorités définies par la structure et le planning de priorisation partagé avec les managers.Les activités confiées relèvent exclusivement des missions identifiées comme transférables et compatibles avec le niveau d'autonomie et de compétences.Son périmètre d'intervention évolue selon les besoins opérationnels de la structure en fonction des priorités de l'activité, des besoins des pôles et des périodes de charge identifiées.Finalité du posteLe/la Chargé(e) d'appui opérationnel transversal contribue à la continuité de service et à la performance opérationnelle de Transitions Pro Occitanie. Polyvalent(e), il/elle intervient, en fonction des priorités définies par la structure, en appui des différents pôles sur les activités transférables identifiées, afin d'accompagner les pics d'activité, de sécuriser les processus et de renforcer l'agilité de la structure.Il/elle mobilise progressivement un socle de compétences transférables lui permettant d'intervenir sur des activités communes à plusieurs métiers, dans le respect des procédures internes, des exigences de qualité et des délais attendus.Par son intervention, il/elle participe à la fluidification des processus, à la sécurisation des traitements et à l'amélioration continue de l'organisation.Missions principales1. Assurer un renfort opérationnel auprès des différents pôlesIntervenir, en fonction des priorités organisationnelles, sur les activités transférables des différents services afin d'assurer la continuité de service.À ce titre, il/elle :- Assure le traitement des activités confiées dans le respect des procédures,- Assure la complétude et la conformité des dossiers,- Effectue des relances auprès des bénéficiaires, organismes de formation ou entreprises,- Assure la mise à jour des données dans les systèmes d'information,- Participe à la préparation des dossiers présentés en commissions, - Contribue au traitement des demandes des bénéficiaires, des organismes de formation et des entreprises. 2. Contribuer à la sécurisation des processusParticiper à la qualité et à la fiabilité des traitements réalisés par les différents pôles.À ce titre, il/elle :- Analyse la conformité des pièces justificatives nécessaires au traitement des activités confiées,- Effectue des contrôles de cohérence et de conformité des dossiers,- Contribue au suivi des échéances et au respect des délais de traitement,- Identifie les anomalies ou incohérences et participe à leur régularisation,- Met à jour les données dans les systèmes d'information,- Applique les procédures internes et les exigences réglementaires.3. Participer aux projets transverses de la structureSelon les besoins, il/elle peut être amenée à participer :* Aux campagnes de communication internes ou externes, à la préparation d'événements ou réunions institutionnelles,- Aux enquêtes auprès des bénéficiaires,- À l'actualisation de procédures ou de documents internes,- À la réalisation de tableaux de bord ou de reportings,- Aux campagnes de contrôle qualité,- À des opérations de classement, d'archivage et de gestion documentaire.4. Contribuer à la polyvalence et à l'amélioration continueIl/elle :- Documente les pratiques rencontrées,- Partage les bonnes pratiques entre les équipes,- Contribue à identifier les leviers d'amélioration des processus,- Identifie des pistes de simplification des traitements,- Contribue aux tests des outils numériques ou des évolutions du système d'information,- Contribue à la montée en compétence collective

Experience: 3 An(s)Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administrativesQualification: Agent de maîtriseSecteur d'activité: Activités des organisations professionnellesListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.

• SGBD
• Gestion des fonds documentaires
• Reporting
• Amélioration continue
• Logiciels bureautiques
• Respect des délais
• Contrôle qualité
• Traitement du courrier
• Système d'information