Les missions du poste
Contexte de la mission
Acteur majeur du numérique dans la région toulousaine, nous accompagnons nos clients Grands Comptes dans leurs projets de transformation IT.
Présents sur des secteurs stratégiques tels que le secteur public, la santé et la protection sociale, la banque, les télécoms et l'énergie, notre Business Unit Toulouse/Bordeaux rassemble aujourd'hui plus de 210 collaborateurs.
Venez renforcer nos équipes !
Au sein de notre Direction Business Unit Toulouse/Bordeaux, nous recherchons un(e)Assistant(e) d'Agence H/F afin d'assurer le bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel de notre agence, tout en contribuant à la qualité de vie au travail de nos collaborateurs.
Ce qui vous attend
Rattaché(e) au Directeur de Business Unit, vous jouerez un rôle central dans la gestion quotidienne de l'agence et interviendrez en tant que référent(e) accueil et relais local des services généraux.
À ce titre, vos principales missions seront :
Accueil et services généraux
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires ;
- Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs (réservations de billets de train, d'avion et autres prestations de voyage via l'outil The Treep) ;
- Être le relais local des Services Généraux sur les sujets liés aux locaux et à la sécurité des personnes ;
- Assurer la gestion opérationnelle des accès physiques, des badges et des zones sensibles de la Business Unit ;
- Gérer et suivre les accès des collaborateurs, co-traitants, sous-traitants, visiteurs et clients.
Gestion du parc de véhicules
- Assurer l'attribution et la restitution des clés des véhicules de service ;
- Réaliser les états des lieux réguliers des véhicules ;
- Suivre les opérations d'entretien, les révisions et les contrôles techniques.
Logistique et gestion de l'agence
- Assurer le suivi des fournisseurs et des prestataires ;
- Participer à la revue annuelle de certification des fournisseurs ;
- Veiller à la mise à jour des documents contractuels fournisseurs ;
- Gérer les commandes de fournitures et de petit matériel ;
- Contacter et coordonner les prestataires en cas de besoin (maintenance, dépannage, petits travaux, etc.) ;
- Réceptionner et suivre les livraisons ;
- Assurer la gestion des clés, du coffre de l'agence et des places de parking.
Gestion du matériel informatique
- Préparer et attribuer les équipements informatiques lors de l'arrivée des collaborateurs ;
- Organiser la restitution du matériel lors des départs ;
- Assurer le suivi du parc informatique local en lien avec les équipes concernées.
Vie d'agence
- Participer à l'organisation des événements internes et externes ;
- Contribuer aux actions favorisant la cohésion et la convivialité au sein de l'agence ;
- Accompagner les initiatives de développement et de rayonnement de l'agence de Bordeaux ;
- Participer à diverses actions et projets liés à la vie de l'agence.
Le profil que nous recherchons
Vous justifiez d'une première expérience réussie de 3 ans minimum dans des fonctions d'assistanat d'agence, d'assistanat de direction, d'assistanat administratif ou de gestion des services généraux.
Vous êtes titulaire d'un diplôme Bac +2 minimum en gestion administrative, assistanat de direction, gestion des organisations ou équivalent.
Vos atouts :
- Sens du service et de l'accueil ;
- Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités ;
- Rigueur et autonomie ;
- Réactivité et polyvalence ;
- Aisance relationnelle et esprit d'équipe ;
- Discrétion et sens de la confidentialité ;
- Bonne maîtrise du Pack Office et des outils numériques.
Ce que nous vous proposons
- CDI à pourvoir dès que possible ;
- Poste basé à Toulouse ;
- Télétravail flexible selon l'organisation de l'activité ;
- Avantages : prime vacances, mutuelle, titres-restaurant, RTT, CSE, indemnité vélo et autres avantages du groupe.
Rejoignez une entreprise en croissance, portée par des projets ambitieux et des équipes engagées !
CODE REC : ECO13599
Qu'attendez-vous pour être Open ?
Compétences requises
- Maintenance de machines
- Sens du relationnel
- Suivi des fournisseurs
- Logiciels bureautiques
- Gestion de parc
- Autonomie
- Pack Office
- Réactivité
- Capacité d’adaptation