Secrétaire de Direction H/F - MUTUALITE FRANCAISE HAUTE GARONNE

Entreprise de l'Économie Sociale et Solidaire, la Mutualité Française Haute-Garonne gère des services de soins et d'accompagnement mutualistes, ouverts à tous, dans les domaines des soins médicaux et dentaires, de l'optique, de la correction auditive et des services à la personne.
Être mutualiste, c'est se placer du côté des citoyens, en leur offrant des prestations de qualité, financièrement accessibles.

1. Gestion des dossiers

- Suivi et gestion des dossiers confiés par la Présidente
- Classement, organisation et archivage permettant un accès rapide et efficace à l'information

2. Gestion des documents

- Rédaction de courriers, documents, rapports, articles destinés à la presse et comptes-rendus

(à partir de prises de notes écrites ou enregistrées, et selon les directives de la Présidente)

- Validation des documents sensibles ou spécifiques par la Présidente
- Mise en forme soignée et diffusion des documents

3. Communication et gestion de l'information

- Contribution à la promotion de l'image de l'entreprise par la qualité de l'accueil
- Gestion des contacts : téléphone, courrier, e-mail
- Réponse directe aux interlocuteurs lorsque possible, prise de messages et filtrage selon les consignes
- Tri, enregistrement, ventilation et transmission des informations reçues
- Préparation des réponses pour la Présidente afin d'optimiser son temps

4. Organisation et soutien logistique

- Préparation et organisation des réunions : ordre du jour, convocations, dossiers associés
- Gestion logistique des rencontres internes et externes

5. Activités spécifiques

- Préparation, rédaction des comptes-rendus et suivi des réunions politiques :

Bureau, Conseil d'Administration, Assemblée Générale

- Titulaire d'un diplôme de niveau 5 (BTS Secrétariat de direction ou similaires)
- Excellente maîtrise de la communication écrite et orale
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques
- Sens de la confidentialité, de l'organisation et de la gestion des priorités
- Capacité à travailler en autonomie tout en rendant compte régulièrement

• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Gestion des contacts
• Compte-rendu
• Rédaction de courriers