Gestionnaire de Scolarité H/F - Institut National Polytechnique de Toulouse

Les activités se feront sur le site d'une des écoles de l'Institut National Polytechnique de Toulouse : l'ENSEEIHT (Ecole Nationale Supérieure d'électrotechnique, d'hydraulique, d'informatique et des télécommunications) située 2, rue Camichel à Toulouse.

Son service scolarité est composé de 13 personnes placées sous l'autorité d'une responsable de service en lien avec la Direction des Etudes. Ce service gère la scolarité d'élèves ingénieurs sous statuts étudiant ou apprenti, des élèves de Masters, Masters of Science, Mastères Spécialisés et DU, soit près de 1800 apprenants.

Mission principale de l'agent : Adjoint au responsable de l'application Pegase.

Missions et activités de l'agent :

Mission 1 : Soutenir la modélisation des structures PEGASE des formations dispensées à l'ENSEEIHT :

- Suivre le fonctionnement pédagogique des départements.

- Identifier les modifications pédagogiques par rapport à l'année universitaire précédente (changement de crédits, suppression et/ou création d'Unité d'Enseignement, changement de libellé, changement de semestre) conformément aux décisions prises dans les Conseils de Départements et le CEVE.

- Réaliser les modifications sur les structures d'enseignement.

- Créer des contrôles rattachés aux matières.

- Mettre à jour les règles de calcul.

- Contribuer à la maintenance et au suivi des structures PEGASE : corriger les anomalies remarquées au cours de l'année universitaire.

Mission 2 : Apporter un appui technique aux gestionnaires de scolarité pour l'utilisation de l'outil PEGASE :

- Accompagner les gestionnaires à une utilisation progressive de l'outil (inscriptions pédagogiques, saisie et calculs des moyennes)

Mission 3 : Saisie des notes d'examens par les enseignants via le web :

- Paramétrer le domaine accès à distance Pegase.

- Accompagner l'utilisateur

Mission 4 : Assurer l'Inscription Administrative des étudiants en dette :

- Inscription et vérification des données saisies et validation.

Mission 5 : Éditer les contrats d'études des étudiants en dette

Connaissances :

- Fonctionnement de l'enseignement supérieur

- Fonctionnement d'un Département de Formation qui assure le suivi pédagogique des étudiants

- Fonctionnement d'un service de Scolarité qui assure le suivi administratif des étudiants

- Réglementation qui s'applique à la délivrance des diplômes nationaux

Savoir-faire et compétences techniques principales recherchées :

- Savoir utiliser l'environnement PEGASE

- Savoir utiliser les principaux logiciels bureautiques : WORD, EXCEL, POWERPOINT

- Savoir mettre en oeuvre les techniques de rédaction du courrier administratif

- Savoir utiliser les techniques les plus récentes de communications électroniques

- Savoir rédiger des fiches procédures à destination des personnels de scolarité

Savoir être et compétences associées :

- Précision et rigueur

- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités

- Travail en équipe

- Écoute des besoins

- Sens de la communication et du relationnel

- Respect de la confidentialité

Diplômes :

Baccalauréat ou équivalent exigé

Expériences :

Une 1ére expérience dans le domaine et une connaissance de PEGASE sont appréciées.

• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Rédaction de courriers
• Sens de l’organisation