Responsable du Pôle Scolarité H/F - Institut National Polytechnique de Toulouse

Ecole interne de Toulouse INP, AgroToulouse est un acteur majeur de la formation et de la recherche en lien étroit avec les professionnels du vivant. Elle héberge 6 laboratoires de recherche en partenariat avec l'INRAE et le CNRS, et accueille près de 850 étudiants, dont des promotions de 180 élèves ingénieurs en agronomie mais également le Diplôme National d'Œnologue. Elle est co-accréditée avec plusieurs Universités Toulousaines dans le cadre de formations de Masters.

La personne recrutée rejoindra le Service d'Appui à la Formation et à l'Accompagnement des Elèves (SAFAE) qui est composé de 3 pôles chargés du suivi administratif et pédagogique des élèves ingénieurs et de l'appui à l'organisation de la formation : le Pôle scolarité, le Pôle appui à la pédagogie et le Pôle accompagnement des élèves. L'activité du service s'inscrit dans le cadre d'une démarche qualité ISO 9001.

Le(la) responsable du Pôle Scolarité sera placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable du SAFAE.

Le ou la Responsable du Pôle Scolarité aura pour mission principale de planifier et organiser l'activité des 4 agents qu'il(elle) encadre, en cohérence avec les objectifs du service. Il(elle) devra être capable d'être un soutien à l'activité du service .

Il(elle) organise la rentrée universitaire et les inscriptions administratives en veillant à l'information des étudiants, prépare les jurys et consolide la saisie des notes pour toutes les formations. Il(elle) contrôle les actes de gestion de la scolarité (contrats d'études, gestion des élèves en dette, inscriptions pédagogiques, cohérence des bordereaux de notes)

Il(elle) s'assure de l'édition des diplômes jusqu'à leur signature et de leur délivrance lors de la cérémonie de remise des diplômes (RDD).

Il(elle) coordonne et organise les concours "licence" et "apprentissage" avec le SCAV (service des concours vétérinaires et agronomiques).

Il(elle) participe aux réunions du groupe de travail Pégase et sera le(la) Référent(e) adjoint(e) de l'application Smart Certificate, coffre-fort numérique pour les élèves

Connaissances :

- Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur et des formations d'ingénieurs
- Connaissance des instances d'université en charge de la formation étudiante
- Connaissance des procédures de gestion de la scolarité
- Maitrise des cadres règlementaires encadrant les formations d'ingénieurs
- Connaissance de la démarche qualité ISO 9001 en école d'ingénieurs

Compétences opérationnelles :

- Savoir utiliser les bases de données
- Savoir utiliser logiciels spécifiques à l'activité : Pégase (gestion des étudiants de l'inscription à la délivrance du diplôme), ADE (gestion des emplois du temps) et Eudonet (gestion des stages)
- Capacité à concevoir des documents, des tableaux de bord
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Savoir informer et conseiller ses interlocuteurs
- Rédiger des documents d'information et de communication
- Savoir gérer son activité dans un cadre de gestion complexe

Compétences comportementales :

- Sens du travail en équipe
- Capacité à travailler dans des délais contraints
- Sens de l'initiative, être force de proposition
- Aptitude à rendre compte à sa hiérarchie

Diplômes :

Niveau Bac +2

Expériences :

Une première expérience dans l'enseignement supérieur est fortement souhaitée.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Travail en équipe
• Pro-activité
• Contrôle qualité
• Force de proposition