Assistant - Assistante de Direction H/F - Mairie

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez une mission transversale de coordination, de gestion administrative et d'appui organisationnel auprès de la Direction Générale, en contribuant au bon fonctionnement des instances et au suivi des dossiers stratégiques de la collectivité.

Missions principales :

Coordination administrative et suivi des activités :
- Assurer le suivi administratif des projets et dossiers pilotés par la Direction Générale
- Relayer les demandes et informations de la DGS auprès des services
- Assurer le suivi des échéances et des réponses attendues
- Participer à la coordination entre les directions et services de la collectivité
- Élaborer et mettre à jour des outils de suivi, tableaux de bord et indicateurs d'activité

Gestion des Conseils Municipaux et des instances
- Participer à la relecture des notices produites par les services
- Rédiger les ordres du jour et les convocations, et constituer les dossiers des séances (centralisation des notices auprès des services, préparation des documents pour les élus, etc.)
- Participer à l'organisation, la préparation logistique et au suivi des séances du Conseil municipal
- Assurer la rédaction du compte-rendu du conseil municipal et préparer les comptes-rendus des autres instances
- Assurer la rédaction des délibérations et le suivi administratif des actes : transmission au contrôle de légalité et publication sur la plateforme dédiée
- Mettre en place et tenir le registre des délibérations
- Assurer la centralisation, le classement et l'archivage des actes relatifs à la Direction Générale

Suivi administratif
- Participer au suivi administratif des contentieux (Télérecours)
- Rédiger et mettre en forme des actes, courriers et documents administratifs
- Participer au suivi budgétaire de la Direction Générale
- Assurer le suivi administratif de dossiers transversaux
- Assurer la gestion administrative des assurances, déclaration et instruction des dossiers de sinistres

Assistance et organisation de la Direction Générale
- Organiser l'agenda du DGS et gérer les priorités
- Planifier les réunions, rendez-vous et déplacements
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et instances
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs
- Garantir la circulation et la confidentialité des informations
- Contribuer à la qualité du suivi administratif et à la fiabilité des informations transmises
- Préparer les réunions de direction, rédiger les ordres du jour et comptes rendus

Continuité de service avec le cabinet / pool mutualisé
- Participer à la continuité administrative du cabinet du Maire en lien avec l'assistante dédiée, notamment par la prise en charge ponctuelle de l'agenda, de la messagerie et du suivi de dossiers en cas d'absence

Profil recherché et compétences requises :
- Première expérience en collectivité territoriale et connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur cadre juridique
- Formation administrative, gestion ou assistanat de direction
- Maitrise des outils informatiques et de bureautique
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Connaissances des règles d'orthographe, de syntaxe, de grammaire et d'expression orale
- Organisation, rigueur, gestion du temps, des priorités
- Disponible, patient, diplomate
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Sens du service public

Renseignements liés au poste :
- Cadres d'emplois envisagés : Adjoints administratifs territoriaux / Rédacteurs territoriaux
- Temps de travail :37h30min/semaine avec 15 jours de RTT par an
- Horaires à définir à la prise de poste, travail du lundi au vendredi, possibilité d'aménagement du temps de travail

Pour candidater, merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) au format PDF avant le 28 juin 2026

Experience: 2 An(s) - sur poste similaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Administration publique générale

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique