Gestionnaire de Scolarité Hf H/F - Université de Toulouse Jean Jaurès
- Fonctionnaire
- Université de Toulouse Jean Jaurès
Les missions du poste
Nous recrutons tout au long de l'année au fil de l'eau. Le poste sera en fonction des besoins des services et composantes.
Vos principales activités consisteront à:
- Accueillir, informer et orienter les publics ( stagiaires, enseignants dans le respect des procédures (courriers électroniques, communication...)
- Participer au processus des inscriptions administrative et pédagogique des étudiants, instruire les dossiers et en vérifier la recevabilité en lien avec les responsables pédagogiques
- Participer à la réalisation et au suivi de l'organisation des enseignements et du processus d'évaluation (organiser les sessions d'examens, collecter et traiter les résultats, assiduité...)
- Contribuer à l'organisation des sélections pour les diplômes à accès sélectifs (recevabilité des dossiers, convocations, PV des commissions et jurys, publication des résultats, gestion des listes complémentaires
- Instruire et suivre les dossiers de conventions de stage
- Assurer la continuité de service en participant à l'ensemble des opérations de scolarité et en contribuant aux activités transversales du service de la scolarité (classer, archiver les documents, saisis des Unités
d'enseignement ( sur KSUP...)
Le profil recherché
Savoirs:
- Connaître la réglementation, le fonctionnement et l'organisation de
l'enseignement supérieur et de la recherche et de l'université
- Connaître les règles et les procédures liées à la scolarité
Savoir-faire :
- Exécuter des actes administratifs du domaine de la scolarité
- Savoir accueillir les différents publics, comprendre leurs demandes et savoir les diriger vers le bon interlocuteur
- Savoir travailler en équipe et en autonomie
- Savoir organiser son activité, hiérarchiser les tâches, respecter les délais et gérer les périodes de surcharge de travail
- Maîtriser les bases de l'environnement bureautique (Word, Excel, Adobe pro...)
- Connaître et potentiellement maîtriser les logiciels informatiques spécialisés : APOGEE, CELCAT, E CANDIDAT et FASIL
Savoir-être :
- Avoir le sens de l'écoute, être diplomate et respecter la confidentialité
- Être consciencieux, rigoureux, organisé et patient
- Gérer son stress en situation de pics d'activité
- Faire preuve d'un bon relationnel
Conditions de diplômes: Niveau BAC
Expérience souhaitée :1 an minimum sur un poste similaire
Compétences requises
- Traitement du courrier