Directrice Ajointe - Directeur Adjoint du Chuvac H/F - ENVT

Le Centre Hospitalo-Universitaire Vétérinaire des animaux de compagnie, de sport et de loisirs (CHUVAC) est une structure hospitalière de haut niveau, ouverte au public dédiée au diagnostic et aux soins aux animaux. Le plateau technique est à la fois une plateforme pédagogique pour la formation des étudiants vétérinaires et aux sciences cliniques et une source de cas recrutés pour la recherche clinique. Il est composé de trois secteurs :
- Clinique des Animaux de Compagnie (Chien et Chats) ;
- Clinique Nouveaux Animaux de Compagnie (NAC) et Centre de soins de la Faune Sauvage;
- Clinique équine.
Environ 90 personnes y interviennent (enseignants chercheurs, praticiens hospitaliers, résidents et internes techniciens de santé animale, animaliers, personnels administratifs) pour un chiffre d'affaires d'environ 2 millions d'€.

Objectifs du poste :

Sous l'autorité du Directeur du CHUVAC et en lien avec les choix stratégiques de l'ENVT, le directeur adjoint ou la directrice adjointe :

1- Définit et encadre la gestion administrative et financière du CHUVAC;

2- Participe à la définition et assure le suivi des indicateurs d'activité de structure;

3- Assure l'interface de première ligne sur les questions liées au fonctionnement quotidien de la structure (maintien en condition opérationnelle, gestion de la relation clients, etc.).

Description des missions à exercer ou des taches à exécuter :

1. Gestion administrative du CHUVAC
· assurer le management de proximité des équipes supports mobilisées au CHUVAC afin d'assurer un fonctionnement efficient(planifier les activités, fixer les objectifs, animer des réunions et groupes de travail)
· assurer la gestion RH de proximité (rédaction des fiches de poste, recrutement, entretiens professionnels)
· organiser et coordonner l'activité administrative et technique (accueil, régie de recettes, logistique, biosécurité) et assure le pilotage des applications métiers utilisées (logiciel SIRIUS pour l'activité clinique, logiciel AVAYA pour le standard téléphonique)
· être garant du maintien en condition opérationnelle du CHUVAC avec l'appui des gestionnaires logistiques du CHUVAC et en lien étroit avec la direction du patrimoine et de la logistique
· veiller au respect des règles de biosécurité au CHUVAC dans une perspective d'amélioration continue avec la responsable de l'équipe biosécurité

2. Gestion financière du CHUVAC

· participer à l'élaboration et au suivi du budget du CHUVAC en dépense et en recette, en lien étroite avec le directeur administratif des cliniques et en lien avec la DAF et la DRH;
· superviser les activités de la régie de recette en coordination avec le régisseur et l'agent comptable de l'ENVT;
· participer à la conception et à la mise en oeuvre de tableaux de bord et d'indicateurs de suivi d'activitéavec l'appui du contrôleur de gestion ;
· assurer la mise à jour des procédures en lien avec l'activité de régie et piloter le déploiement du dispositif de contrôle interneau sein du CHUVAC.

3. Gestion de la relation clients
· veiller à la qualité de l'accueil téléphonique et physique (mise à jour des procédures de prise en charge à l'accueil, supervision des personnels à l'accueil);
· gérer les réclamations clients en lien avec les responsables des services cliniques et assure la médiation lors de conflits;
· assurer le suivi de la satisfaction client (réponse aux avis, enquête de satisfaction, plans d'actions d'amélioration continue);
· contribuer en lien avec le service communication au renforcement de l'image et de la réputation du CHUVAC (réseaux sociaux, avis i

Compétences liées au poste :

Savoirs :

· Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche ;

· Maîtrise des règles de finances publiques et de la gestion budgétaire en EPSCP ;

· Connaissance du code de la commande publique ;

· Connaissance des principes de contrôle interne comptable et budgétaire ;

· Connaissance des méthodes de conduite de projet.

· Aptitude aux techniques d'expression orales et écrites

· Maîtrise des outils bureautique et capacite à s'adapter à de nouveaux outils informatiques

· Aptitude aux managements et à la coordination d'équipes

Savoir-faire :

· Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation dans l'exécution des missions ;

· Sens des responsabilités et engagement professionnel dans un cadre de service public ;

· Capacité à travailler en autonomie tout en s'inscrivant dans un fonctionnement collectif ;

· Qualités relationnelles avérées, sens de l'écoute et du travail en équipe ;

· Diplomatie, pragmatisme et disponibilité dans les relations professionnelles ;

· Capacité à adapter sa communication et son comportement à des interlocuteurs et situations variés ;

· Aptitude à la gestion et à la régulation de situations conflictuelles, en interne comme vis-à-vis du public extérieur ;

· Sens de l'éthique professionnelle et respect strict de la confidentialité et du secret professionnel.

• Management d'équipe