Les missions du poste
Au sein de la Direction des formations, le gestionnaire de scolarité assure l'ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés. Il est l'interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants et les autres acteurs (internes/externes) de la formation.
L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des études et de la vie étudiante (DEVE).
Liaisons fonctionnelles internes : Directeur des formations, adjoint au DEVE, autres gestionnaires de la DEVE, enseignants-chercheurs, service des relations internationales et autres services supports
Liaisons fonctionnelles externes : Partenaires institutionnels et professionnels
L'agent:
- assure la gestion de l'étudiant dans toutes les étapes de sa scolarité, de l'admission jusqu'aux opérations de diplomation et suivi post-diplôme
- accueille, informe, oriente et accompagne les usagers;
- contribue au pilotage de l'activité
Activités principales :
- Gestion administrative et pédagogique de la scolarité :
· Administration fonctionnelle de l'application de planification (Hyperplanning):
· Création et suivi des groupes d'étudiants par promotion
- Suivi des absences
- Suivi des cas particuliers étudiants en relation avec l'adjoint DEVE chargé de la vie étudiante (formation, session d'examens, etc.)
- Suivi des étudiants en programme d'échange en relation avec les agents du service des relations internationales
- Gestion des élections des représentants étudiants aux instances (échelle locale et nationale)
Missions transversales :
- Accueil et secrétariat
- Contribution aux activités de rentrée (campagnes d'admission, inscriptions, etc.)
- Contribution à la gestion financière et comptable des actions de la direction des études et de la vie étudiante
- Contribution à la mise en oeuvre et au développement de la démarche qualité en matière de formation: mise à jour régulière des fiches procédures liées au poste et des informations diffusées aux usagers via l'intranet et la plateforme numérique de formation
Le profil recherché
Compétences liées au poste :
Savoirs
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Cadre réglementaire de l'éducation et de l'enseignement supérieur
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
Savoir-faire
Compétences opérationnelles
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte de manière synthétique
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe (open-space)
- Utiliser les logiciels de bureautique classique et les outils spécifiques à l'activité
- Disposer d'une culture internet et une appétence pour les nouvelles technologies
- Participer à la mise en oeuvre d'une démarche qualité
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Capacité à prendre des initiatives et gérer les imprévus
- Devoir de réserve et de confidentialité