Responsable du Pôle Gestion des Espaces - 238 H/F - Université de Toulouse

Au sein des services centraux de l'Université de Toulouse (UT), rattachée au Domaine Patrimoine Logistique Prévention et Sécurité (DPLPS), la Direction de la Logistique & des Moyens Généraux (DLMG) en tant que direction centrale assure le pilotage, l'expertise et le conseil sur la mise en oeuvre des politiques de gestion des moyens généraux pour l'établissement.
Forte de 43 agents, elle assure un soutien logistique aux services du campus sciences (118 route de Narbonne), en particulier dans les domaines suivants : accueil, courrier et livraisons, manutentions diverses, aménagements des espaces de travail, gestion du mobilier, reprographie centrale, nettoyage des locaux et gestion des nuisibles, gestion du parc automobile, gestion des déchets, achat de fournitures.

Pour réaliser ses missions, la Direction est organisée en 4 pôles : Pôle Courrier-Livraisons, Pôle Reprographie, Pôle Entretien-Parc-Automobile-Accueil et le Pôle Gestion des Espaces.

L'Université de Toulouse, voit au quotidien ses besoins immobiliers évoluer : réorganisation et regroupement de services administratifs, transformation des pratiques professionnelles, amélioration de l'environnement et des conditions de travail, amélioration des services aux étudiants, prévisions de grands chantiers immobiliers (construction / déconstruction), etc...

Le Pôle Gestion des Espaces, nouvellement créé, porte l'ambition de l'établissement en matière de nouveaux espaces de travail et des enjeux de transition.

Sous l'autorité du Directeur de la Logistique et des Moyens Généraux, en tant que responsable du pôle Gestion des Espaces, vous structurez, développez et pilotez les activités et l'équipe du pôle. Vous êtes en capacité de conduire des démarches d'accompagnement sur les différentes thématiques du pôle en mobilisant les expertises de l'équipe et en garantissant le respect du cadre de référence fixé par l'établissement. Vous êtes à l'aise sur des postes à forte dimension transverse.
Vous êtes également en charge directe de la gestion des affectations de locaux, des déménagements et des évolutions d'usage des espaces. Vous contribuez à l'optimisation des espaces administratifs, de recherche et d'enseignement, dans un contexte de fortes contraintes immobilières et foncières d'un vaste campus principal.

Vos missions:
- Management du pôle et de l'activité
- Structurer et consolider l'équipe, animer le collectif de travail
- Accompagner la montée en compétences des agents du pôle et sécuriser la continuité de service
- Veiller à la formalisation des procédures et à la lisibilité de l'offre de service du pôle
- Communiquer sur les missions et le périmètre de ce nouveau pôle et créer les relations fonctionnelles avec les autres directions métiers
- Assurer le suivi financier et RH, le suivi des marchés du pôle, ainsi que les reporting associés

- Optimisation et rationalisation des espaces
- Contribuer à la rationalisation des bureaux selon les préconisations de la Direction de l'Immobilier de l'État, en veillant aux m² par agent et à la diversification des espaces ; recueillir les besoins et proposer des solutions argumentées
- Accompagner les directions dans la réorganisation des bureaux, tenir le cadre
- Exploiter et analyser les données d'occupation ; structurer le suivi des affectations et proposer des optimisations et des indicateurs
- Venir en appui sur les opérations immobilières, lors des études préalables et à leur livraison

- Gestion opérationnelle des mouvements et affectations
- Organiser les opérations de manutention, les déménagements et les besoins en mobilier, en privilégiant systématiquement le réemploi avant tout achat neuf et assurer à ce titre la coordination entre directions et avec les prestataires externes
- Participer aux réflexions de création d'une ressourcerie

- Gestion du tri sélectif,des déchets non-dangereux et gestion des nuisibles
- Piloter la démarche de déploiement et de gestion du tri des déchets par l'apport volontaire dans l'ensemble des bâtiments, en accompagnant activement les laboratoires et composantes dans cette démarche
- Piloter le traitement (préventif et curatif) des nuisibles et superviser l'exécution sur l'ensemble des sites

- Fonctionnement du bâtiment Administration
- Assurer l'encadrement de l'agent chargé de l'accueil général, du bon fonctionnement courant des salles de réunion et de la réalisation de prestations simples.

Connaissances:

- Gestion de projets complexes (maîtrise)

- Techniques de communication et négociations (maîtrise)

- Gestion d'une entité et d'activités (très bonnes connaissances)

- Management d'équipes (expérience de 2-3 ans minimum)

- Marchés publics, budget (connaissances générales)

- Culture du secteur public et environnement universitaire appréciée

- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (connaissances générales)

Savoir-faire technique:

- Animation et conduite de projet et d'équipes

- Planification d'activités, méthodes d'organisation. Gestion des priorités et des pics d'activité.

- Pilotage de prestataires (marchés publics), rédaction de cahiers des charges

- Assurer la qualité de service

- Conduite et déploiement de dispositifs opérationnels

- Reporting et suivi d'indicateurs d'activités

Savoirs comportementaux:

- Esprit de synthèse, qualités rédactionnelles

- Sens relationnel, capacité d'adaptation à ses interlocuteurs, pédagogie et négociation, exemplarité

- Sens de l'initiative, force de proposition

- Dynamisme, fort pragmatisme

- Posture proactive

- Sens du service public et de la relation à l'usager

- Leadership de proximité

Diplôme requis: Bac +2 à Bac +5

Expérience souhaitée: expérience de 2-3 ans en management d'une équipe , expérience dans des activités de fonctions supports