Apprenti·e Assistant·e de Gestion Formation Professionnelle - Ref 1112 H/F - 31

DESCRIPTION DU POSTE

L'institut est un établissement public sous tutelle du ministère des Armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.

Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.

Il exerce ses activités sur les plans national et international.

L'agent recruté sera amené à travailler en collaboration avec les personnels de la Direction des Formations et en relation avec certains personnels des autres directions de l'ISAE-SUPAERO.

Activités principales :

- Assister le/la Chef(fe) de Pôle Formation Continue Tout au Long de la Vie dans le suivi & accompagnement des apprenants, de leur inscription jusqu'à la fin de leur formation :

Apprenants modules et certificats

- Transfert des candidatures au Responsable de Programme pour validation et transmission résultat de validation à l'apprenant

- Préparation et envoi des convocations + emplois du temps + attestation inscription

- Envoi des documents nécessaires pour créer les conventions/contrats de formation

- Assurer/faire assurer les inscriptions administratives/pédagogiques/formalités administratives dans les outils de l'ISAE et des différents financeurs

- Création de desks pour comptes informatique/accès au LMS + sécurité

- Préparation et suivi des feuilles de présence en volume horaire

- Accueil des apprenants afin de leur donner les documents nécessaires

- Préparation et envoi aux apprenants de leur certificat de réalisation/attestation de présence/CES/feedbacks

- Saisie des notes dans outils ISAE et Transmission des notes d'examen/relevés de notes si nécessaire

- Transmission des documents requis au service facturation (pour versement acompte et solde)

Apprenants sur programmes en alternance

- Contribuer à l'information des candidats du processus d'inscription avec MIDISUP

- Contribuer au suivi des étapes d'avancement de constitution de la convention/CERFA, en lien avec le CFA MIDISUP (Ms AIBT)

- Participer à la planification des enseignements (salles, cours, examens, intervenants, visites etc...) et reporter les emplois du temps dans Hyperplanning

- Gérer les feuilles d'émargement des étudiants + les états de travaux des intervenants

- Valider la venue des intervenants sur SIRHEVA lorsque nécessaire

- Saisir les notes sur CARVI

- Vérifier l'avancement du Livret Électronique des Apprentis pour les étudiants concernés et relancer si nécessaire.

- Contrôler les formalités administratives dans les outils des différents financeurs

- Informer les apprenants des résultats des jurys pour rattrapage de modules si nécessaire.

- Faire le lien avec le Pôle Stages pour mise en place des soutenances dans les délais règlementaires.