Assistant de Direction H/F - 31

Vos activités principales: Organisation et optimisation du travail de la direction

Préparation des réunions :
Élaborer les dossiers de travail pour le directeur et ses adjoints (notes de synthèse, présentations, documents techniques).
Préparer les ordres du jour des comités de direction de la DDT.
Mettre régulièrement à jour le tableau de suivi des réunions importantes, examiné chaque semaine en comité de direction.
Assurer le suivi des commandes relatives aux réunions, l'enregistrement et la transmission des dossiers correspondants
Assurer le suivi, puis l'archivage des décisions, en veillant à leur traçabilité.
Anticiper les besoins logistiques (réservation de salles, envoi des convocations...).

En fonction des orientations qui seront retenues à l'issue du groupe de travail « Missions supports », et qui seront stabilisées d'ici la prise de poste, l'assistant(e) de direction pourra être amenée à assurer la coordination des agents exerçant des fonctions support pour l'organisation de l'accueil téléphonique de premier niveau à l'échelle de la DDT

Suivi de la boite aux lettres fonctionnelle et gestion des commandes:
Traitement de la boite aux lettres fonctionnelle de la direction: renvoi aux services concernés, alerte de la direction sur les messages urgents et/ou importants, réponse aux demandes courantes (ex. : transmissions de documents, prises de rendez-vous).
L'augmentation significative des commandes de la part de la préfecture pour le préfet et l'ensemble des membres du corps préfectoral a nécessité la mise en place d'un process rigoureux.
Il s'agit d'assurer la procédure de suivi des commandes (centralisation des commandes, traçabilité par un numéro de suivi, en lien avec le tableau de suivi de l'agenda des directeurs, envoi des commandes au chef de service et adjoint, suivi des délais et relances éventuelles).

Suivi du courrier et des parapheurs:
Quotidiennement, répartition du courrier aux services
Suivi des parapheurs à destination et en provenance de la préfecture (tableau de suivi)
Utilisation de l'outil du parapheur électronique

Gestion des congés et absences :
Planifier et suivre les congés des chefs de service pour garantir la continuité du service.

Polyvalence avec l'autre assistant(e)
En collaboration avec l'autre assistant(e), assurer une présence physique continue pour les missions courantes (accueil, gestion des commandes, ChorusDT...). Coordonner les plannings du directeur et des adjoints, en priorisant les rendez-vous stratégiques, en lien avec la cheffe de Cabinet
Organiser les déplacements (logistique, réservations).

Missions transversales:
Participer à l'organisation des événements (Assemblées générales, Voeux, séminaires des cadres)
Participer aux groupes de travail interne sur le fonctionnement de la DDT
Animer la fonction secrétariat au sein de la DDT.