Gestionnaire Administratif·ve - 264 H/F - 31

Le Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives (SUAPS) est un service commun de l'Université de Toulouse. Il met en oeuvre la politique sportive de l'établissement au bénéfice des étudiantes, étudiants et personnels, dans le cadre des missions définies par le décret n°2018-646 du 18 juillet 2018 relatif aux services universitaires des activités physiques et sportives.
Le SUAPS assure :
- L'organisation des enseignements sportifs intégrés aux maquettes de formation (UE optionnelles).
- Le développement de la pratique volontaire et du sport pour tous.
- L'accompagnement des sportifs de haut niveau.
- Le déploiement d'actions sport-santé et de prévention.
- L'organisation d'événements sportifs institutionnels.
Le service fonctionne en articulation étroite avec :
- Les composantes de formation et leurs secrétariats pédagogiques.
- Les services centraux (DRH, DFVU...).
- Les partenaires fédéraux (FFSU, clubs et fédérations sportives).
Positionnement dans l'organisation : Le poste est implanté au Pôle Sport, site central des activités du SUAPS.

Rattachement hiérarchique : N+1 : Responsable administrative du SUAPS.
Le/la gestionnaire travaille en lien fonctionnel direct avec :
- Le Directeur du SUAPS et l'équipe des enseignants du service.
- L'équipe administrative et technique du service
- Les services RH et financiers.
- Les secrétariats pédagogiques
Le poste n'implique pas d'encadrement hiérarchique, mais comporte une responsabilité opérationnelle.Le/la gestionnaire administratif.ve assure un rôle central dans le fonctionnement du SUAPS. Le poste combine gestion administrative, pilotage opérationnel des outils numériques, suivi pédagogique et appui à la communication.

1. Pilotage et gestion des outils numériques du service

- Le poste comporte une forte dimension informatique. La personne recrutée devra :

- Administrer le serveur d'inscription (paramétrage complet des campagnes, calendriers, activités, niveaux, lieux, méthodes d'inscription).

- Assurer la gestion et le paramétrage des logiciels internes (Apsolu, Celcat, outils de scolarité).

- Structurer et fiabiliser les bases de données (inscriptions, notes, suivi hors site).

- Préparer les clôtures de notes et les exports vers les scolarités.

- Participer à l'optimisation des processus numériques et à l'amélioration continue des procédures.

- Être confirmé.e sur les usages bureautiques avancés (Excel structuré, tableaux de suivi, extraction de données, publipostage, etc.).

Une maîtrise solide des outils numériques est indispensable. Une capacité à comprendre les logiques de paramétrage et d'interconnexion des systèmes est attendue.

2. Suivi pédagogique des Unités d'Enseignement

- Réception et vérification des inscriptions.

- Coordination avec les enseignants pour les listes définitives.

- Contrôle de la saisie des notes et transmission aux secrétariats pédagogiques.

- Interface avec les composantes de l'université.

3. Gestion administrative RH

- Constitution et suivi des dossiers de vacataires et contrats étudiants.

- Vérification des pièces justificatives.

- Transmission des dossiers complets à la responsable administrative.

4. Accueil et relation usagers

- Accueil physique et téléphonique du public.

- Gestion des mails du service.

- Information des étudiants, personnels et partenaires.

5. Communication et événements

- Mise à jour du guide des activités et diffusion et gestion des inscriptions.

- Appui à l'organisation d'événements (village sport, olympiades, cérémonie des sports).

6. Missions complémentaires

- Gestion administrative des licences sportives (FFSU, FFME).

- Suivi des événements.

- Appui ponctuel aux autres gestionnaires en cas de besoin.