Chargé d'Accueil et Assistante du Pôle - Mairie de Saint Alban H/F - 31

Sous la responsabilité du Directeur du pôle culture - communication - évènementiel - vie associative, le/la chargé(e) d'accueil et assistante du pôle a pour missions principales d'assurer l'accueil et l'assistance administrative du pôle.

Assistance du Pôle Culture Communication Evènementiel et Vie associative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du pôle
- Assurer l'assistance administrative du Responsable du pôle
o Gérer le courrier arrivé (réception, tri, enregistrement, diffusion, archivage, classement)
o Assurer un soutien administratif à l'équipe et au Responsable
o Classer et archiver les dossiers
o Gérer les fournitures (suivi des stocks, comparaison de devis, commandes...)
o Suivre les courriers, factures, gestion des plannings
- Assurer la gestion du service location de salles et prêt de matériel
o Réceptionner les demandes institutionnelles, associatives et individuelles (mail, téléphone et physique)
o Collecter les demandes dans un outil partagé et apporter un premier niveau de réponses
o Assurer le lien avec les services techniques pour l'organisation des prêts de salles et de matériel
o Rédiger les fiches techniques pour le bon déroulement des manifestations en lien avec les autres services
o Assurer la régie de recettes du Pôle CCEVA (billetterie - adhésion bibliothèque - location salle - prêt de matériel)

Activités secondaires :
- Participer à la mission de bibliothéconomie en lien avec la coordinatrice de la bibliothèque en fonction du planning établi.