Gestionnaire Administratif des Stages H/F - 31

Le service insertion professionnelle, stages et formation continue accompagne les étudiants dans la construction de leur projet professionnel en organisant des actions d'insertion professionnelle, assure la gestion de la mobilité professionnelle des étudiants, et les opérations liées à la gestion opérationnelle de la taxe d'apprentissage. Ce service assure également l'accompagnement à la conception et la gestion administrative des formations continues à destination de professionnels.

Le gestionnaire administratif réalise les opérations liées à la formalisation et la gestion des stages des étudiants de Sciences Po Toulouse : stages obligatoires et non obligatoires de 1A, 2A, 3A et prépas concours. Les deux gestionnaires de stage sont solidaires dans leurs missions.Dans le cadre de la stratégie d'accompagnement à l'insertion professionnelle des étudiants, assurer le suivi et la gestion des conventions de stage obligatoires et facultatifs des étudiants ainsi que la gestion des offres de stage et d'emploi ; et gérer la scolarité des 3A en collaboration avec le service des relations internationales.

Gestion administrative :

- Instruction, contrôle et gestion des dossiers de stage des étudiants , en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, pour les stages du 1er cycle (1A, 2A et 3A) et des étudiants inscrits en prépas concours.

- Orientation et conseil aux étudiants (accueil téléphonique et physique), information aux enseignants et professionnels.

- Gestion administrative des offres de stages et d'emploi du service (mail, téléphone, plateforme AVENIRPRO) : analyse qualitative des offres reçues.

- Aide à la préparation des évènements du service : pré-rentrée, forum des métiers, journées portes ouvertes...

- Gestion du calendrier universitaire sur les stages, et relances des interlocuteurs

- Suivi scolarité des 3A en année de mobilité : réunions de préparation, report des notes, suivi dépôt des rapports sur la plateforme dédiée, préparation jury de 3A, édition des relevés de notes et attestation de réussite.

Assister la cheffe de service :

- Suivi des étudiants en stage : rôle de veille et d'alerte en cas de problème auprès de l'enseignant référent et de la cheffe de service.

- Rôle de veille sur l'aspect sécuritaire des stages : suivi des alertes MEAE et information cheffe de service

- Production annuelle de statistiques des stages pour synthèse à la cheffe de service

Actions de promotion et de développement des activités du service:

- Participation à la Journée Portes Ouvertes de l'établissement;

- Participation aux réunions d'information et au Forum de la mobilité, au Forum des métiers

Communication du service:

- Rôle d'intermédiaire entre l'étudiant, l'enseignant référent et la structure de stage

- Soutien aux actions de communication interne et externe sur l'activité du service (mise à jour du site internet, participation à l'élaboration et à la diffusion des supports de communication).