Responsable de l'Appui Administratif aux Pôles de Recherche Ref 236 H/F - 31

Le Pôle Soutien et Pilotage de la Recherche (PSPR) est composé de sept agents : le responsable du pôle, une assistante ingénieur (catégorie A) et une technicienne (catégorie B) chargées du suivi et du pilotage des moyens de la recherche ; une technicienne (catégorie B) et une assistante (catégorie C) chargées d'appui administratif ; 2 ingénieures responsables du projet de cartographie des activités de la recherche (catégorie A), auxquels s'ajouteront une apprentie en gestion administrative à compter de la rentrée 2025 pour deux ans ainsi que le ou la responsable de l'appui administratif aux Pôles de Recherche et le ou la gestionnaire administrative de la Conférence de la recherche (en cours de recrutement).
Les Pôles de Recherche de l'Université de Toulouse structurent l'ensemble de la recherche autour de six grands domaines disciplinaires, réunissant unités de recherche, plateformes technologiques et réseaux scientifiques du site toulousain. Ils participent à la définition et à la mise en oeuvre de la stratégie scientifique de l'Université de Toulouse et du site.Le ou la responsable de l'appui administratif aux Pôles de Recherche relève hiérarchiquement du responsable de pôle (PSPR) de la Direction de la Recherche et de la Valorisation DReV de l'UT. Il ou elle fait partie de la nouvelle équipe de soutien aux Pôles de Recherche du PSPR. Cette équipe sera constituée de deux ingénieures Cartographie des Activités de la Recherche, du ou de la responsable de l'appui administratif des pôles de recherche, et de la cellule d'appui aux instances composée du ou de la gestionnaire administrative de la Conférence de la Recherche (CORE) et de la gestionnaire administrative de la Commission de la Recherche (CR).

Le ou la responsable de l'appui administratif est en relation fonctionnelle avec les directeurs et les directrices des Pôles de Recherche.

Missions principales
Assurer, de manière autonome, la gestion administrative des Pôles de Recherche en apportant notamment un soutien logistique et organisationnel nécessaire au bon fonctionnement des instances des Pôles (conseil de pôle , bureau du conseil de pôle , bureau des pôles ).
Contribuer à la coordination transversale avec la cellule d'appui aux instances de l'Université (et notamment la Conférence de la Recherche et la Commission de la Recherche).
Activités principales
1/ Planifier le calendrier et organiser les réunions et activités des Pôles de Recherche, en lien avec la cellule d'appui aux instances de l'Université.
2/ Réaliser l'ensemble des actes de gestion administrative courante des 6 Pôles de Recherche :
o Organiser les réunions liées aux Pôles de Recherche (élaboration et diffusion des ordres du jour, convocation des membres, réservation des salles et organisation des visioconférences, suivi logistique des réunions et qualité des conditions matérielles, etc.).
o Préparer et assurer le suivi administratif (élaboration de la première des comptes rendus, préparation de propositions de supports de présentation (diaporamas, documents de travail), diffusion des documents et archivage etc).
o gestion des dossiers et suivi des courriers.
3/ Assurer le relais d'information et le partage régulier entre :
o la cellule d'appui aux instances de l'Université,
o les ingénieures en appui organisationnel des pôles,
o le responsable du Pôle Soutien et Pilotage de la Recherche de la DReV,
o les directions de Pôles de Recherche et la direction de la DReV.
4/Participer à l'organisation d'événements institutionnels et scientifiques portés par les Pôles.
5/Veiller à la bonne circulation de l'information, à la mise en qualité et la mise à jour des bases de données et des outils de suivi administratifs des Pôles de Recherche en lien avec les équipes de la DReV.

Informations générales du poste
Catégorie A
Corps de recrutement : Assistant ingénieur ou équivalent
Quotité de poste : 100%
Type de contrat : CDD 3 ans
Groupe RIFSEEP ou cotation de poste : ASI Groupe 2
Rémunération : elle est comprise entre 1944,50 € et 2648,46€