Gestionnaire de Formation - 235 H/F - 31

La Faculté sciences et ingénierie (https://www.fsi.univ-tlse3.fr/), une des 5 composantes de l'université de Toulouse, est une des plus grandes facultés scientifiques françaises. Elle accueille chaque année plus de 12 000 étudiants inscrits dans 12 mentions de licence, 6 mentions de licences professionnelles, une école d'ingénieur interne, l'UPSSITECH, et 27 mentions de master.

La Division de la Formation est chargée d'organiser la gestion des formations de Licences et Masters comprises dans le périmètre de l'offre de formation relevant de la compétence de la FSI. Sa mission s'exerce dans le cadre d'une organisation en services administratifs regroupant 50 agents exerçant dans le domaine de la scolarité. Elle se compose des poles Licences et Masters, des bureaux des admissions, des diplômes et du bureau des stages.Au sein d'une équipe de trois personnes le.a gestionnaire au bureau des stages assure le suivi des conventions de stage intégrés dans les formations de Licences et de Masters.

Activités liées à l'accueil et l'orientation des étudiants :
- Accueillir et informer les étudiants.
- Accompagner et traiter les situations particulières durant les stages

Activités liées à la gestion administrative :
- Gérer administrativement et éditer les conventions de stages.
- Vérifier les inscriptions administratives sur l'outil « APOGEE ».
- Traiter et gérer la boîte mail partagée du service.
- Suivre les accidents de travail et les ruptures de conventions.
- Archiver et classer les documents (papier et informatique).
- Contrôler les conventions et/ou avenants et annexes et suivre les signatures.
- Gérer les conventions de stage et les documents annexes en version papier.
- Participer à la réalisation des statistiques.

Activités liés aux conventions de stages gérées sur le logiciel « Paul sab Réseau » :
- Donner les accès/droits aux enseignants/personnels tuteurs de stages.
- Créer ou dupliquer les formations de la FSI sur le logiciel.
- Vérifier et valider administrativement des fiches de stages soumises par les étudiants.
- Modifier ou refuser les fiches de stages si nécessaire.
- Saisir des notes de suivi sur la conventions soumises.
- Mettre des messages d'informations à destination des étudiants.
- Extraire les conventions sous format PDF si besoin.

Activités liées à la communication avec les différents services et personnel de l'université :
- Collaborer avec les Relations Internationales (RI) et le SCUIO-IP.
- Solliciter le Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD) et le Service Juridique (DAJI) en cas de besoin.
- Collaborer avec les enseignants et répondre aux sollicitations éventuelles des partenaires.

Activités communes à la Division de la Formation :
- Consulter régulièrement les documents partagés sur le serveur de l'université « Synoreg » notamment pour prendre en compte les mises à jour des procédures.
- Consulter un document en ligne, « le Fil de la DF », pour suivre les actualités de la Division de la Formation.
- Présenter les activités du service lors de réunions des formations des Licences et Masters (réunions de rentrée et réunions avec les enseignants).
- Participer au forum des stages de l'université.