Agent Accueil - Asso Tutélaire H/F - 31

Nous recherchons un agent ou une agente d'accueil pour intégrer en soutien notre équipe dynamique sur notre dispositif tutélaire de Toulouse en CDD temps complet sur une période de 3 mois.
En tant qu'agent ou agente d'accueil, vous serez le premier point de contact pour nos visiteurs, majeurs protégés, tuteurs, famille, jouant un rôle clé dans la création d'une première impression positive.
Vous serez responsable de l'accueil, de l'information et de l'orientation des personnes qui se présentent sur notre établissement.

Principales missions :
=> Accueil
o Orienter la personne physique, contact téléphone, mail vers la bonne personne : mandataire, assistant mandataire, autres personnes du dispositif (direction, comptable, ...)
o Prendre les messages succincts et les transmettre en utilisant le support informatique interne Outlook
o Différer les demandes en apportant une réponse sur les présences et absences en fonction des plannings.
o Compléter et comptabiliser le nombre d'usagers accueillis quotidiennement en utilisant le tableau statistique.
=> Contribuer à la diffusion de l'information en interne
o Tenir à jour l'affichage des informations à destination des usagers (dates d'ouverture, horaires, modifications de permanence, informations diverses, ...).
o Tenir à jour le classeur avec les informations importantes (documents techniques : répondeur, standard, machine à affranchir, ...), pour faciliter les remplacements.
=> Traitement et enregistrement du courrier et des télécopies
o Collecter le courrier, l'affranchir et le trier par destination y compris celui du service 82
o Ouvrir, trier et distribuer le courrier conformément aux procédures
o Recueillir et distribuer les notifications des procès-verbaux aux responsables de service
o Assurer la navette du courrier du service 82

Votre profil
- Diplôme en bureautique : CAP/BEP ou Bac
- Compétences en accueil, gestion administrative et plannings
- Expérience dans le secteur médicosocial serait un plus.
- Connaissances informatiques et des logiciels bureautiques du Pack-Office : Word, Excel, Outlook minimum.
- Etre organisée et polyvalente, bonne communication orale et écrite, qualités humaines telles que disponibilité et écoute.
Si vous êtes motivé(e), souriant(e) et que vous aimez interagir avec le public, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe.

Polique sociale et rémunération
- Annexe 2 de la CCN 15 mars 1966
- Reprise ancienneté selon profil et convention
- Prestations CSE

En vous remerciant pour votre attention.