Adjoint Direction Administratif et Technique - Mairie de Saint Alban H/F - 31

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L'adjoint du directeur du pôle cadre de vie assure le soutien administratif, financier et opérationnel du pôle.
Il constitue un référent transversal, garant du suivi des dossiers, de la bonne circulation de l'information et du lien entre terrain, la direction et les services.
Il assure la continuité de direction en cas d'absence du directeur du pôle.

Activités principales :
Appui administratif du Directeur
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du pôle
- Gérer l'agenda, organiser les réunions et prendre les rendez-vous.
- Rédiger courriers, notes, comptes rendus et rapports
- Rédiger les procédures en lien avec le pôle
- Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers du pôle
- Suivre les demandes des administrés (courriers, signalements, doléances) et en assurer le traitement administratif
- Suivre les dysfonctionnements et litiges sur un dossier
Suivi budgétaire et financier
- Participer à l'élaboration du budget du service technique.
- Suivre les bons de commandes, devis, factures et opérations budgétaires via le logiciel de gestion financière
- Mettre à jour les tableaux de bord budgétaires et d'activité.
- Vérifier la conformité et la cohérence des dépenses engagées
Gestion administrative des marchés publics et contrat
- Participer à la rédaction des marchés publics
- Suivre les contrats de maintenance
Missions techniques d'appui au pôle
- Participer et optimiser la planification et la gestion des interventions techniques
- Suivre l'état d'avancement des chantiers et produire des comptes rendus simples
- Mettre à jour les tableaux de suivi des travaux, de l'entretien du matériel et des contrôles réglementaires
- Assurer la gestion des demandes diverses (installation hors manifestation, location benne, livraison, dépannages de clef...)
- Assurer le suivi des stocks (matériel, petit matériel ...)
- Assurer le suivi du parc automobile et des gestions des rendez-vous avec les entreprises
- Participer à la gestion du patrimoine communal (bâtiments, véhicules, matériels).
Hygiène, sécurité et réglementation
- Coordonner l'équipe MHL
- Rédiger les procédures en lien avec l'hygiène des locaux
- Gérer les commandes de produits, suivre les stocks et alerter en cas dysfonctionnement
- Participer à la préparation et au suivi des contrôles obligatoires : bâtiments, aires de jeux, véhicules, équipements sportifs.
- Suivre la mise à jour les registres : sécurité, bâtiments communaux, interventions techniques.
- Améliorer la traçabilité, la rigueur budgétaire et le suivi des interventions
- Mise en place d'une démarche qualité