Gestionnaire de Formation Continue - 193 - 194 H/F - 31

Le service commun Mission Formation Continue et Apprentissage de l'université de Toulouse à deux missions qui s'inscrivent dans une logique commune de formation tout au long de la vie et d'amélioration des compétences professionnelles en lien avec les branches professionnelles et les partenaires sociaux et institutionnels

Ses activités principales portent sur les domaines suivants :

- L'accueil, l'information, l'orientation et l'accompagnement des publics de formation continue

- La gestion administrative et financière de la formation professionnelle continue et de l'apprentissage

- Le développement et l'offre de formation en vue de son accéssibilité en formation continue et apprentissage

Le ou la gestionnaire de formation est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du responsable du Bureau des Diplômes Nationaux.Le/la gestionnaire assure l'inscription, administrative et financière des actions de formation spécifiques aux Diplomes Nationaux.
Ce bureau fait appel à 14 plateformes d'organismes différents, à 9 procédures et différents modes opératoires.

1- Assurer l'accompagnement administratif, financier et social des publics FTLV des alternants
- Accueillir le public FTLV
- Identifier et analyser la demande
- Orienter vers l'interlocuteur et/ou le service adéquat à la demande
- Informer les différents publics
- Informer individuellement sur l'offre de formation, les conditions d'accès à la formation et sur les sources de financement possible.

2- Inscrire les stagiaires
- Identifier les dispositifs de formation professionnelle appropriés en fonction de la situation du stagiaire
- Collecter des informations auprès des responsables et secrétariats pédagogiques
- Contrôler l'ensemble des pièces constitutives du dossier d'inscription
- Constituer le dossier de prise en charge financière et établir le devis
- Assurer l'inscription administrative du stagiaire sur le logiciel APOGEE
- Assurer la saisie des données relativés aux stages et stagiaires dans le système d'information interne
- Etablir les conventions ou contrats de formation professionnelle

3- Assurer la gestion des stagiaires
- Assurer le suivi et la gestion des assiduités
- Etablir la pré-facturation et l'ajuster le cas échéant au vu de la présence effective du stagiaire
- Envoyer la facture définitive avec les pièces justificatives
- Gestion des factures impayées mensuellement
- Contribuer à l'établissement de la convention de stage en entreprise (le cas échéant)
- Suivre le stagiaire dans son cursus universitaire et l'accompagner dans l'évolution de sa situation économique et sociale

4- Certifier les stagiaires
- Mettre en place les jurys et élaborer les convocations (le cas échant)
- Gérer l'édition et la remise des attestations de fin de formation, des diplômes et/ou des attestations de validation des dtages (le cas échéant)
- Classer les diplômes
- Archiver le dossier des stagiaires

5- Assurer le suivi des diplômés
- Réaliser l'enquête sur l'insertion professionnelle (le cas échant)

6- Accompagner le stagiaire dans ses démarches à caractère social
- Informer le stagiaire de ses droits
- Constituer les dossiers de demande d'aide sociale auprès d'organismes tels que France Travail et la Région Occitanie

7- Participer à des manifestations institutionnelles grand public

8- Participer à la démarche Qualiopi
- Répondre au référentiel qualité Qualiopi dans son périmètre
- Etre amené en cas de contrôle qualité à être audité
- Participer aux réunions et aux groupes