Gestionnaire de Scolarité - 173 H/F - 31

La Faculté sciences et ingénierie (https://www.fsi.univ-tlse3.fr/), une des 5 composantes de l'université Toulouse III - Paul Sabatier, est une des plus grandes facultés scientifiques françaises. Elle accueille chaque année plus de 12 000 étudiants inscrits dans 12 mentions de licence, 6 mentions de licences professionnelles, une école d'ingénieur interne, l'UPSSITECH, et 27 mentions de master.

La division de la formation est chargée d'organiser la gestion des formations de Licences et Masters comprises dans le périmètre de l'offre de formation de la FSI. Sa mission s'exerce dans le cadre d'une organisation en services administratifs regroupant 50 agents exerçant dans le domaine de la scolarité. Elle se compose des pôles Licences et Masters, des bureaux des admissions, des diplômes et des stages.Le/la gestionnaire de formations exécute, sous la responsabilité de son/sa chef.fe de service, des actes de gestion courante et des actes spécifiques pour assurer la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il/Elle accueille et répond aux sollicitations des étudiants et collabore avec les enseignants et les responsables de formation. Il/Elle travaille en équipe pour assurer la continuité du service dans le cadre de pratiques professionnelles harmonisées.

Missions:
- Accueillir, orienter et informer les étudiants (physique, téléphonique et informatique).

- Communiquer envers les étudiants par les logiciels type Moodle ou SCOUT.

- Saisir les Emplois du temps (EDT) dans le logiciel CelCat et réserver des salles d'enseignement.

- Procéder aux modifications ponctuelles des EDT dans le logiciel CELCAT en cours de semestre.

- Informer les étudiants et les enseignants des EDT et des changements effectués.

- Veiller à la signature des contrats pédagogiques par les étudiants, le cas échant.

- Vérifier les Inscriptions pédagogiques (IP) et faire remonter les anomalies constatées éventuellement.

- Constituer les groupes.

- Editer les listes des inscrits par élément pédagogique pour remise aux enseignants.

- Communiquer à tous les enseignants les arrêtés d'aménagement de scolarité et aménagement d'épreuves des étudiants concernés (Régimes spéciaux : situation de handicap, sportifs de haut niveau, etc.).

- Organiser les épreuves d'examen en contrôle terminal (CT) :

Avant les épreuves :

- Remplir le tableau des préférences avec les enseignants

- Prévoir l'aménagement adapté pour les étudiants en situation de handicap

- Etablir et saisir les plannings d'examens.

- Saisir, éditer et diffuser le calendrier des épreuves dans APOGEE.

- Editer la liste des autorisés à composer + PV de surveillance.

- Préparer le matériel de composition nécessaire (copies, brouillons) pour les épreuves.

Après les épreuves :

- Récupérer les PV de surveillance, les listes d'émargement, et le reliquat du matériel de composition non utilisé. Si besoin, participer à la constitution des dossiers de fraude pour saisine.

- Récupérer les certificats médicaux justifiants d'une absence aux examens ;

- Saisir les notes sur le logiciel APOGEE, éditer les fichiers d'export/import et les transmettre aux enseignants.

- Importer les notes des examens, lancer les calculs des notes et les résultats, vérifier et faire remonter les écarts, saisir les absences, éditer les procès-verbaux pour les jurys.

- Elaborer les maquettes de relevé de notes et de PV de jury pour chaque formation.

- Editer et communiquer les relevés de notes et les résultats.