Gestionnaire V.A.E - Service de la Formation Continue H/F - 31

L'université Toulouse - Jean Jaurès recherche un Gestionnaire V.A.E F/H - Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA)

La mission du Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA) est de coordonner et d'animer pour l'université la mission de formation continue et d'apprentissage déclinée dans toutes ses composantes. Ce service commun permet, avec l'engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l'une des missions de l'université : accompagner tout au long de la vie les actifs vers l'obtention d'un diplôme ou d'une certification pour faciliter leur évolution professionnelle ou leur retour en emploi. Par ailleurs, le développement de l'apprentissage propose une véritable alternative de formation. Le SFCA est constitué de 34 agents dont 9 agents dans le secteur FTLV. Vous serez rattaché.e à la Responsable Secteur FTLV

Vos missions :
Informer, orienter et conseiller les publics relevant du dispositif de la VAE :
- Accueillir et informer le public en démarche de validation des acquis de l'expérience. Aider à la définition de projet, à l'identification des acquis et au repérage de la certification.
- Elaborer des préconisations au regard du projet de la personne.
- Participer aux réunions collectives d'information.
- Participer aux salons/forums de la formation et de l'emploi ainsi qu'aux journées portes ouvertes de l'établissement.

Accompagner les publics relevant du dispositif de la VAE :
- Aider à la constitution du dossier de recevabilité des stagiaires.
- Etudier la partie administrative des dossiers de recevabilité déposés.
- Dans le cadre de la prestation d'accompagnement, assurer l'accompagnement des stagiaires dans la rédaction de leur dossier de manière méthodologique.
- Travailler en collaboratif avec les composantes pédagogiques (administratifs/enseignants) et son N+1.

Assurer la gestion administrative de la VAE :
- En lien avec le responsable VAE et les collègues, participer à l'élaboration du planning annuel des opérations de VAE : calendrier de dépôt des dossiers, actualisation du dossier de recevabilité, constitution des dossiers, planification des ateliers, organisation des jurys, préparation des arrêtés de nomination, suivi des PV....
- Gérer et actualiser la base de données des candidats VAE.
- Suivre la gestion administrative et les relances aux candidats. Aide et accompagnement sur le financement; Correspondances avec les financeurs
- Suivre les recettes : transmission des chèques au régisseur des recettes, gestion des paiements par carte bancaire, transmission des ordres de virement au pôle financier.
- Optimiser la gestion administrative de l'activité VAE en exploitant au mieux les outils de gestion (FCA Manager...).
- Saisir les données dans les divers outils spécifiques à l'activité : FCA Manager, Kairos, Apogée, EDOF,...
- Editer de contrats, conventions et factures.
- Participer à l'amélioration continue du secteur en travaillant sur les procédures notamment.

Compétences attendues :
- Connaissance de l'université, de son fonctionnement.
- Connaissance des dispositifs et de la réglementation de la formation professionnelle.
- Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Evaluer, hiérarchiser et planifier son activité pour respecter les délais
- Accueillir les populations concernées, être capable d'analyser les besoins et les situations de travail
- S'exprimer de façon claire et concise
- Utiliser des bases de données et des logiciels de bureautique
- Utiliser des outils spécifiques à l'activité : FCA Manager, Kairos, Apogée, EDOF, Saghe, France VAE...
- Utiliser des techniques de gestion administrative
- Rédiger des documents simples d'information et de communication.
- Enregistrer et classer des documents

Date limite de candidature : 07/01/2026

Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.