Assistants ou des Assistantes Activité Administrative et Juridique - Mairie de Toulouse H/F - 31

La direction des Sports, composée d'environ 300 agents, est l'autorité organisatrice des activités physiques et sportives de la mairie de Toulouse.
Elle permet :
- la pratique à tous les publics par la création ou la poursuite de partenariats avec les différents acteurs du sport,
- l'accueil des différents publics au sein de ses infrastructures et par la création de nouvelles installations.
- aux usagers de suivre/ regarder les grands évènements sportifs

Vous assistez la cheffe de service de l'activité administrative et juridique. Par conséquent, vous suivez à ce titre :
- Mise en place du projet de service
- Rédaction de procédures internes.

Vous participez à la coordination des activité suivantes :
1) Mise en oeuvre et suivi de la coordination de la correspondance :
- Faire respecter le circuit des correspondances (courriers, mails, notes...)
- Corriger et/ou rédiger les éléments de réponse attendus
- Assurer la coordination des réponses des pôles et des services de la direction
- Participer à la mise en place d'un système fiable de gestion de la boîte mail générique
- Contribuer à la saisie et à l'élaboration du suivi optimal dans SCOP (logiciel courrier de la collectivité)
- Produire des états d'avancements, de suivi, des statistiques afin d'améliorer la production de la direction
- Participer à la communication fiable avec les secrétariats d'élus, de la direction générale et le service de la correspondance du cabinet.
2) Coordination des activités juridiques :
- Echanger et suivre des dossiers avec la DAJA (Direction des Affaires Juridiques et des Assemblées), notamment dans le cadre des rapports d'incident/accident survenus au sein de nos équipements sportifs.
- Elaborer les outils nécessaires à la sécurisation juridique des actions de la direction (contentieux assurances, responsabilités des parties).
3) Gestion des Assemblées :
- Gérer et suivre le calendrier dédié
- Préparer et centraliser les délibérations
- Assurer la suppléance dans la saisie et le suivi des éléments dans Oxyad
- Organiser la commission thématique "Sports et Bases de Loisirs".