Assistant Chargé de Partenariat et Évènementiel - Isthia H/F - 31

L'ISTHIA forme les futur(e)s professionnel(le)s des opérateurs du tourisme, de l'hôtellerie et de l'alimentation (niveau Bac +1 à Bac +5) au sein de 29 parcours de formation.

De plus l'ISTHIA assure des missions de recherche et d'expertises, et de diffusion et valorisation de leurs résultats, et développe une forte dynamique de coopération internationale.

Vous intégrerez une équipe de 15 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement à la Responsable Administrative et Financière.1/ Suivi des partenaires :

- Assurer l'interface avec les partenaires en lien avec toutes les activités de l'ISTHIA : organisation logistique, suivi des plannings, rédaction des comptes rendus
- Préparer et suivre les parapheurs pour signature
Constituer et mettre à jour les bases de données et les outils de suivi des partenaires
- Prospecter et gérer la taxe d'apprentissage : mailing-publipostage vers les entreprises versant ou susceptible de verser.
- Stage : préparer et envoyer les courriers de remerciement/sollicitation
- Alternance : gérer les fiches d'émargement étudiants, assister les responsables de formation en fonction de leurs demandes
- Être l'interlocuteur/rice de l'association étudiante Team Forum : encourager/suivre les actions
- A la demande des enseignants, assurer l'accueil des partenaires/vacataires enseignants
- Organiser les déplacements et coordonner l'accueil des partenaires internationaux : réaliser les plannings, s'assurer des accès, répondre aux demandes

2/ Gestion des événements :

- Organiser les manifestations de l'ISTHIA (AsiaEuro conférence, International Mobility Project, journées professionnelles, rentrée des étudiants, alternance dating) : élaborer les plannings et tableaux de bord, suivre les budgets, définir et organiser la logistique, gérer les fournisseurs
- Apporter une aide logistique sur certains évènements (conférences, management game) : gérer les fournisseurs, assurer le relais avec les étudiants
- Assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions et conseils d'institut : réservation de salles ou d'amphi, préparation et duplication des dossiers, réservation des repas, disposition/rangement des salles, assurer le relais auprès des équipes
- Coordonner pour l'ISTHIA les évènements UT2J (salon étudiant, Infosup, JPO) : relayer les informations, mobiliser les étudiants et les enseignants.

3/ Assistance administrative :

- Pour toutes les activités de l'ISTHIA (relations internationales, formation initiale et continue, soutien à la recherche), assurer une assistance auprès de la direction : rédiger les mails, courriers et comptes-rendus de réunions, apporter son soutien administratif à des projets transversaux (ex : réception et tri des bourses internationales), suivre les calendriers