Assistant·e de Direction H/F - 31

Missions du poste : (sous l'autorité hiérarchique du chef de cabinet)

- Assister l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail

- Assurer l'organisation et le suivi des instances

- Assurer le suivi des actions de la direction

- Traiter les informations entrantes, les transmettre selon l'urgence et la priorité

- Contribuer à la préparation et au suivi budgétaire de la Direction générale.

Activités principales :

- Gérer les agendas de la directrice générale et de la directrice adjointe en fonction des demandes : prise de rendez-vous, organisation de réunions, gestion des priorités.

- Gérer les aspects logistiques des déplacements de la directrice générale et de la directrice adjointe en fonction des demandes : ordres de mission, réservations diverses...

- Préparer les dossiers de déplacement pour leurs RDV et réunions de la directrice générale et de la directrice adjointe recueillir les informations nécessaires et les documents pertinents,

- Assurer l'organisation matérielle et logistique des instances (COMEX, CODIR, Amphi Cadres, Conseil d'Administration, Conseil de la Formation, Conseil de la Recherche) et des réunions importantes : réservation et aménagement des salles, restauration, ordres de mission, hébergement, transports,...

- Gérer les flux de courriers entrants et sortants : relève des parapheurs et du courrier, vérification de la cohérence des demandes, suivi des urgences en lien avec le chef de cabinet, e-parapheur (administrateur opérationnel)

- Rédiger, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, présentations, décisions, notes, tableaux...), les enregistrer, les mettre à l'e-signature, les diffuser

- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information au sein du cabinet et en lien avec les directions, services et départements

- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels téléphoniques, prise de messages, transmission des demandes...)

- Alimenter et tenir à jour la base de contacts du cabinet ainsi que la liste protocolaire (Invitations, voeux DG)

- Contribuer à la préparation et au suivi budgétaire de la Direction générale en appui du chef de cabinet en participant à l'élaboration du budget prévisionnel et en suivant l'exécution du budget

- Suivi de la carte achat en lien avec le suivi budgétaire de la Direction générale

- Préparation des commandes, suivi des fournitures et gestion des stocks

Suppléances :

- Modération des listes de diffusion

- Secrétariat séance, rédaction du compte rendu COMEX

- Assurer l'organisation administrative des instances COMEX, CODIR, Amphi Cadres, Conseil d'Administration, Conseil de la Formation, Conseil de la Recherche.