Secrétaire - Agent d'Accueil H/F - 31

Vous intervenez, sous l'autorité de la Direction de l'Association et par délégation sous l'autorité : - Du responsable de service pour les missions afférentes au CHRS Insertion Le Touril et au SHU Joséphine Baker ; - De la cadre RH pour les missions afférentes au siège.
ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE
- Accueil physique : - Gérer les entrées dans les locaux (porte sécurisée) ; - Accueillir les résidentes et leurs visiteurs ;
- Accueillir les partenaires et prestataires techniques et en informer immédiatement les professionnels concernés ; - Tenir à jour le registre des visiteurs et distribuer les badges correspondants. - Assurer la permanence téléphonique de 9h à 12h30 puis de 13h30 à 17h :
o Recueillir les messages et coordonnées dans le cahier prévu à cet effet et les transmettre à la bonne personne ;
o Tenir à jour le cahier de transmission des appels téléphoniques ;
o Rediriger vers les autres dispositifs en fonction des besoins et adresser un mail au service concerné. Répondre aux demandes quotidiennes des résidentes (accès buanderie, salle des poussettes, informations diverses, rencontres avec les travailleuses sociales.).

GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ACCUEIL
- Mettre à jour les outils de l'accueil :
o Listing des familles accueillies et tableaux de présence de tous les dispositifs ;
o Outils du cahier de liaison (planning buanderie, coordonnées résidentes.). - Gestion de la boîte mail générale : réponse, transfert de mail aux personnes concernées, archivage ; - Mise en forme de documents (affiches, supports Canva, rédaction de comptes rendus ; - Gestion du courrier :
o Suivi du courrier à destination du siège ;
o Distribution du courrier aux personnes concernées (boîte aux lettres). - Impression et affichage des plannings d'astreinte, des notes d'information
- Archivage des dossiers et destruction des données de plus de 2 ans.

PARTICIPATION AU PROCESSUS ACCUEIL ET HÉBERGEMENT DU CHRS INSERTION LE TOURIL
- Tenir le tableau de reporting et de statistiques des personnes accueillies ;
- Préparation des dossiers individuels ;
- Accueil administratif des nouvelles familles
PLANIFICATION
- Éditer et imprimer les plannings (Kelio) ;
- Veiller à la bonne couverture des heures d'ouverture (24/7) ;
- Organisation des remplacements

Activités partagées avec les autres professionnels et sous l'aval de la responsable de service

Conditions de travail
- Rémunération selon la convention collective Accords CHRS (NEXEM) et selon expérience,
avec prime conventionnelle, et autres avantages ;
- Horaires de travail de 9h à 17h du lundi au vendredi avec une heure de pause ;
- Jours fériés non travaillés ;
- Un bureau doté de matériel informatique et fournitures à disposition ;
- Bureaux situés dans le quartier des Carmes.

CV et lettre de motivation à envoyer à Madame Leslie DUMAS, Cadre des Ressources Humaines, avant le 16/09/2025 inclus