Assistant de Direction Polyvalent H/F - 31

Nous recherchons pour une PME / fournisseur de matériel médical et chirurgical à Toulouse, afin de rejoindre une équipe dynamique de 3 collaborateurs, un/e Assistant/e de Direction.

Raison d'être
Assister dans la gestion et l'organisation administrative, commerciale et logistique

Position dans la structure
Fonction placée sous la responsabilité de la Direction

Responsabilités

Travaux de secrétariat/ administration
- Accueil téléphonique de la clientèle
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Rédiger ou relire des courriers, des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Saisir des courriers et documents administratifs
- Organiser le stockage des documents (classement, archivage)
- Gérer et actualiser une base d'informations,
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Créer et tenir à jour de données diverses
- Rechercher de la documentation selon le secteur
- Assurer la gestion administrative et la facturation

Assistance à la direction
- Assurer la préparation et l'organisation des réunions
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Être l'interface pour les clients, sous-traitants et fournisseurs.
- Soutenir les services : Direction, Qualité, Commercial

Relation commerciale
- Participer à l'organisation des congrès
- Accompagnement aux meetings commerciaux ou autres (France et étranger)
- Suivi commercial des clients

Logistique
- Traiter et suivre les commandes des clients
- Réception et Contrôle des marchandises entrantes
- Mise en Stock de la marchandise
- Préparation / Expédition des marchandises
- Préparer et suivre les commandes fournisseur
- Préparer et suivre les commandes fournitures
- Contrôle et gestion du stock

Compétences requises

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciel de gestion des stocks et commandes)
- Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Sens de la confidentialité et discrétion
- Esprit d'équipe et bonne communication interne

Latitude d'action

- Veiller au respect du règlement interne de la société
- Respect et application de la règlementation relative au domaine de la société
- Respect des instructions provenant de la Direction
- Faire respecter la propreté des bureaux
- Savoir déterminer les priorités de son travail et les planifier
- Exige polyvalence et flexibilité
- Responsable du bon fonctionnement de la logistique

Qualités personnelles

- Polyvalence et autonomie
- Sens de l'initiative et réactivité
- Sens de la communication
- Méthodique, appliqué et organisé
- Rigueur dans le contrôle et la gestion des flux
- Capacité à travailler en équipe dans un environnement exigeant
- Empathie

Diplôme et expérience

- Bac +3
- Expérience : Confirmé (5-10 ans)

Rémunération

- Selon profil et expérience