Responsable Pôle Administratif et Secrétariat Judiciaire H/F - 31

Les SPIP 31/09 exercent leur activité sur 2 départements : l'Ariège et la Haute Garonne.

Le/la responsable du pôle secrétariat judiciaire et administratif est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du chef de l'antenne mixte Toulouse/Seysses.

Le pôle administratif et judiciaire est composé : d'une secrétaire administrative et de 5 adjoints administratifs.

Les missions principales du pôle consistent à la prise en charge, le suivi administratif et l'archivage des dossiers en lien avec les différents services de la juridiction du ressort dans lequel il est situé (SAP, BEX...).

Il est en outre chargé de l'accueil physique et téléphonique des personnes placées sous main de justice et contribue à la collecte et la compilation des statistiques de l'antenne. Enfin, il supervise l'agent en charge de la logistique et du suivi administratif de l'antenne.

En matière de management, cet agent est chargé de :
- Animer l'équipe de personnels administratifs placés sous son autorité : Accueillir, informer les agents nouvellement nommés et accompagner leur formation; Encadrer, animer et assurer le suivi de l'activité de l'équipe; Observer et suivre les pratiques professionnelles des agents et le cas échéant les conseiller; Conduire et piloter les projets transversaux; Initier et développer des démarches innovantes
- Organiser et planifier le service : Être en relation avec les autorités et les partenaires internes et externes; Assurer l'interface avec les différents services et la hiérarchie; Organiser, participer et assurer le suivi des réunions; Procéder à l'évaluation et à la notation des agents; Organiser les planning de permanence et les congés; veiller à la logistique de l'antenne.

Connaissances :
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel) CHORUS)
Connaitre les techniques de classement
Maîtrise des outils métiers (GENESIS, APPI) souhaité

Savoir-être :
Etre rigoureux et réactif
Sens des relations humaines

Savoir-faire :
Savoir rendre compte
Sens du travail en équipe
Etre organisé et méthodique
Polyvalence

Sens du service public