Gestionnaire Budget et Vacations - Ref 1083 H/F - 31

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD 3 ans maximum puis CDIsation à l'issue).

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État, notamment son article L.332-2-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'État."

Description employeur :

L'institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.

Dans le domaine de sa compétence, l'institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d'une politique d'information scientifique et technique. A ce titre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.

Au sein de cet institut, La Direction des formations est chargée des actions de formation (formations ingénieur - sous statut étudiant et sous statut apprenti -, masters et mastères spécialisés) et de la gestion de formations professionnelles dans le cadre de la formation continue.

Description du de la cellule :

Au sein de la Direction des Formations, la cellule budget et vacations soutient les activités principales exercées par la Direction(concevoir et faire évoluer l'offre de formation, recruter et administrer les étudiants, dispenser la formation...).

Ainsi, la cellule comporte des missions budgétaires, comptables et juridiques :
- Piloter et suivre le budget et les recettes.
- Etablir le Budget Rectificatif et le Budget Initial.
- Superviserla validation des activités d'enseignements des vacataires et l'engagement du paiement de ces activités.
- Piloter la masse salariale des vacataires en termes de prévisionnel et de dépense.
- Rédaction et mise en oeuvre de conventions d'enseignement.
- Piloter et reconduire certaines conventions tripartites.
- Régir le suivi financier des programmes d'enseignements et de certains cursus (FISA, AIBT...).
- Apporter un accompagnement si besoin, aux personnels de la Direction des formations sur le périmètre de la Cellule Budget-Vacations.

Description du poste :

Les missions liées à ce poste requièrent d'être réactif, rigoureux et efficace.

Elles portent sur :

Exécution budgétaire et comptable :
- Seconder aux travaux de fin de gestion : élaboration du Budget Initial et Rectificatif des divers comptes (dépenses-recettes) ;
- Suivre les engagements financiers (reporting) relatifs aux missions (élèves, vacataires, personnels ISAE) et aux dossiers d'aides financières liées aux formations (bourses...);
- Piloter le suivi des missions sur Notilus (établir des missions et notes de Frais);
- Renseigner les outils de gestion et tableaux de bord;
- Établir des demandes d'achats de la Direction des Formations (DF) SIFAC+ ;
- Suivre le circuit de constatation du service fait.
- Mettre en place la gratification de stagiaires

Traitement des recettes :
- Suivre les recettes ;
- Rédiger des états récapitulatifs au profit du service recettes de l'Institut.
- Assurer le suivi et la rédaction de bilans pour la DF.

Prestations d'enseignements et vacations :
- Etablir les divers bilans des formations statut ingénieur (FIG), statut apprenti ingénieur (FIS), Master (M), Master spécialisés (MS) et des certificats (INCOSE, DESIA, CIE...);
- Suivre les prestations d'enseignements sous convention
- Suivre les conventions MS et les reconduire, si besoin.
- Traiter les dossiers de demande de remboursement des tests linguistiques et les dossiers de recrutement de vacataires en l'absence du collaborateur en charge de ce dossier.

Autres :
- Mettre en place des indicateurs de contrôle de gestion
- Dans une logique de polyvalence, assister d'autres agents
- Commander des fournitures de bureau pour la Direction des Formations
- Suppléer le Responsable budget lors de son absence