Gestionnaire de Scolarité Ref 127 H/F - 31

Au sein d'une équipe de trois personnes le.a gestionnaire au bureau des stages assure le suivi des conventions de stage intégrés dans les formations de Licences et de Masters.

Activités liées à l'accueil et l'orientation des étudiants :
- Accueillir et informer les étudiants.
- Accompagner et traiter les situations particulières durant les stages.

Activités liées à la gestion administrative :
- Gérer administrativement et éditer les conventions de stages.
- Vérifier les inscriptions administratives sur l'outil « APOGEE ».
- Traiter et gérer la boîte mail partagée du service.
- Suivre les accidents de travail et les ruptures de conventions.
- Archiver et classer les documents (papier et informatique).
- Contrôler les conventions et/ou avenants et annexes et suivre les signatures.
- Gérer les conventions de stage et les documents annexes en version papier.
- Participer à la réalisation des statistiques.

Activités liés aux conventions de stages gérées sur le logiciel « Paul sab Réseau » :
- Donner les accès/droits aux enseignants/personnels tuteurs de stages.
- Créer ou dupliquer les formations de la FSI sur le logiciel.
- Vérifier et valider administrativement des fiches de stages soumises par les étudiants.
- Modifier ou refuser les fiches de stages si nécessaire.
- Saisir des notes de suivi sur la conventions soumises.
- Mettre des messages d'informations à destination des étudiants.
- Extraire les conventions sous format PDF si besoin.

Activités liées à la communication avec les différents services et personnel de l'université :
- Collaborer avec les Relations Internationales (RI) et le SCUIO-IP.
- Solliciter le Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD) et le Service Juridique (DAJI) en cas de besoin.
- Collaborer avec les enseignants et répondre aux sollicitations éventuelles des partenaires.

Activités communes à la Division de la Formation :
- Consulter régulièrement les documents partagés sur le serveur de l'université « Synoreg » notamment pour prendre en compte les mises à jour des procédures.
- Consulter un document en ligne, « le Fil de la DF », pour suivre les actualités de la Division de la Formation.
- Présenter les activités du service lors de réunions des formations des Licences et Masters (réunions de rentrée et réunions avec les enseignants).
- Participer au forum des stages de l'université.